Wer wir sind
Der VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V. ist die Interessenvertretung privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe in Baden-Württemberg. Wir vertreten unsere Mitgliedseinrichtungen gegenüber Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit, vernetzen Fachleute und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für eine moderne, qualitativ hochwertige Kinder- und Jugendhilfe.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.10.2026 eine engagierte Persönlichkeit, die mit Herz, Kompetenz und Organisationstalent unsere Geschäftsstelle in Schutterwald leitet.
Aufgaben
Ihre Aufgaben – vielseitig, sinnstiftend, gestaltbar
Als Office - Manager*in sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Verbandes und arbeiten direkt mit dem Vorstand zusammen. Sie übernehmen insbesondere:
Organisatorische Leitung
Operative Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle
Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe
Koordination zwischen Vorstand und Fachteam
Sekretariat des Vorstands, Korrespondenz und allgemeine Bürotätigkeiten
Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro (Personalakten, Lohnabrechnung)
Mitgliederverwaltung und -betreuung
Persönliche Beratung und Verwaltung unserer Mitglieder
Erste Ansprechperson für neue Mitgliedseinrichtungen
Schnittstelle für Termine zu Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen
Bereitstellung von Vorbereitungsunterlagen für Mitglieder
Verbandsarbeit & Gremien
Organisation und Durchführung von Mitgliederversammlungen (zweimal jährlich), Vorstands- und Beiratssitzungen
Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Erstellung von Protokollen
Organisation von Fortbildungsveranstaltungen und Arbeitsgruppen
Zusammenarbeit mit der Bundesgeschäftsstelle und anderen Landesverbänden
Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit
Pflege der Beziehungen zu Mitgliedern, Behörden und politischen Entscheidungsträgern
Vertretung des Verbandes bei Veranstaltungen, Messen und Konferenzen
Pflege von Homepage und Einrichtungsverzeichnis, Koordination von Rundschreiben und Newsletter
Finanz- und Ressourcenmanagement
Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans gemeinsam mit dem Vorstand
Finanzbuchhaltung, Kontierung, Buchung von Belegen, Zahlungsverkehr
Überwachung der Mitgliedsbeiträge, Controlling, jährliche Kassenprüfung
Eigenständige Finanzentscheidungen im Rahmen des Wirtschaftsplans
Sicherstellung des Datenschutzes innerhalb des Verbandes
Qualifikation
Das bringen Sie mit
Abgeschlossenes Studium (z. B. Betriebswirtschaft, Verwaltungs-, Sozial- oder Non-Profit-Management) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
Mehrjährige Berufserfahrung in einer leitenden Verwaltungs-, Geschäftsstellen- oder Assistenzfunktion – idealerweise in einem Verband, Verein oder im sozialen Bereich
Sicherer Umgang mit Buchhaltung, Wirtschaftsplanung und Controlling
Erfahrung in der Personalverwaltung sowie der Zusammenarbeit mit Steuerbüros
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Affinität zu digitaler Verbandsarbeit (Homepage-Pflege, Online-Tools)
Kenntnisse im Kinder-, Jugend- und Sozialhilferecht sind von Vorteil
Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und souveränes Auftreten
Diskretion, Loyalität und Identifikation mit den Werten der freien Wohlfahrtspflege
Benefits
Was wir Ihnen bieten
Verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum direkt an der Schnittstelle zu Vorstand, Mitgliedern und Politik
Faire Vergütung in Anlehnung an den VPK-Tarif, Entgeltgruppe Verwaltung
Familienfreundliche Teilzeitstelle mit 50 % und flexibler Arbeitszeitgestaltung
Sinnstiftendes Arbeitsumfeld in einem etablierten Verband mit gesellschaftlicher Wirkung
Kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre
Vielfältige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
Moderner Arbeitsplatz mit guter Erreichbarkeit
Klingt nach Ihrer nächsten Aufgabe?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung – mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.
Der VPK-Landesverband Baden-Württemberg vertritt private Träger*innen mit ambulanten und (teil-)stationären Angeboten für junge Menschen im Bereich der Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe.
Als gemeinnütziger Verband unterstützen und begleiten wir unsere Mitglieder in ihrer Arbeit zum Wohl und Schutz der ihnen anvertrauten Kinder, Jugendlichen und jungen Erwachsenen. Ebenso sehen wir unsere Aufgabe darin, die Interessen der jungen Menschen und der Träger*innen im Rahmen von Politik und Gesellschaft zu vertreten.