Deine Aufgaben
- Du übernimmst die Koordinierung und Organisation des Büroalltags
- Du übernimmst die Terminplanung und Verwaltung der Geschäftsleitung
- Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Telefonate)
- Du bereitest Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen vor
- Du überwachst und verwaltest alle Verträge und Zertifikate
- Du koordinierst Schulungen
- Du überwachst Deadlines
- Du bist die Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und externen Partnern
- Du betreust Besucher und Gäste
- Du erstellst und pflegst wichtige Dokumente und bereitest Verträge vor
- Du verwaltest die vertraulichen Unterlagen und Daten
- Du übernimmst die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
- Du erstellst Berichte, Präsentationen und Protokolle
- Du koordinierst unsere Dienstleister
- Du forderst die Einhaltung der Hausordnung / Brandschutz / Datenschutz und Erste Hilfe ein
- Du überwachst die Projektzeitenerfassung der Mitarbeiter
- Du erfasst Fehlzeiten im System und forderst die eAU an
- Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeiter (Einforderung der erforderlichen Unterlagen für die Personalabrechnung
- Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, prüfst Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Du planst und organisierst interne und externe Events
- Du betreust den Fuhrpark und kümmerst dich um alle notwenigen Termine
Dein Profil
- Du hast mindestens 5 Jahre als Chefsekretärin oder Assistentin der Geschäftsleitung mit einem sehr breiten Aufgabenspektrum gearbeitet?
- Du weißt genau, welche Tätigkeiten in diesem Job anfallen und kannst sie eigenständig und ohne ausführliche Einarbeitung durchführen?
- Du kennst dich gut mit gesetzlichen Vorgaben der ordnungsgemäßen Rechnung aus?
- Du hast bereits Erfahrungen gesammelt in einem papierlosen Büro?
- Du bist Experte im Umgang mit Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint?
- Du bist kreativ bei der Formulierung von Texten und Grafiken nach CI-Richtlinien?
- Du kennst dich gut mit den Themen im Datenschutz aus und wendest entsprechendes Wissen sicher an?
- Du hast bereits Erfahrungen bei der Einhaltung aller Vorgaben der ISO-Zertifizierungen 9001 sowie 27001 und unterstützt die Geschäftsleitung und die IT bei der Einhaltung der Richtlinien?
- Du hast einen sehr guten Blick für wichtige Mails und bist jederzeit in der Lage Phishing-, Spam- oder Maleware-Mails zu erkennen und entsprechende Schutzmaßnahmen einzuleiten?
- Du bist in der Lage, Verträge zu lesen, zu verstehen und eigenständig zu formulieren?
- Du bringst Durchsetzungsvermögen mit und handelst entschieden, wenn es nötig ist?
- Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch komplexe Abläufe im Blick?
- Du schaffst es in jeder Lage den Überblick zu behalten und nichts vom Zettel zu verlieren?
- Du bist in der Lage dem Vertrieb tatkräftig unter die Arme zu greifen?
- Du bist in der Lage, tatkräftig im HR mit zu unterstützen?
- Du bist in jeder Hinsicht diskret und vertraulich im Umgang mit sensiblen Informationen, bewahrst jederzeit Stillschweigen gegenüber den Mitarbeitern und Außenstehenden?
- Du bist deinen Vorgesetzten gegenüber jederzeit loyal und zuverlässig?
- Du bist in der Lage die Geschäftsleitung zu unterstützen, ihr den Rücken freizuhalten, um tatkräftig am Ausbau des Unternehmens mitzuwirken?
- Du verfügst über ein verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift, das in jeder Hinsicht einem Muttersprachler entspricht?
- Du hast keine Scheu mit den Kunden oder Lieferanten in der englischen Sprache zu kommunizieren?
- Du besitzt einen gültigen Führerschein und fährst gern mit fremden Fahrzeugen, um Erledigungen zu übernehmen?
Wir bieten
- flexible Arbeitszeiten und -modelle (VZ oder TZ)
- kostenlose alkoholfreie Getränke, kleinere Snacks
- 1x im Monat eine entspannende Massage
- kostenfreien Parkplatz auf dem Firmengelände
- einen eigenen Arbeitsplatz in unserem Büro
- einen unbefristeten Arbeitsvertrag
- umfangreiches Aufgabengebiet
- stetige Weiterbildung und Stärkung der Persönlichkeit
- ein Team, welches gemeinsam am Erfolg arbeitet
- ein Unternehmen, welches für die Zukunft aufgestellt ist
- Wertschätzung von der Geschäftsleitung