Ihr Aufgabengebiet
umfasst die selbstständige Führung der Amtsgeschäfte im Bereich Studierenden- und Prüfungsangelegenheiten für die Studiengänge im Bereich Tanz, Gesang, Populäre Musik und Professional Media Creation sowie die Mitarbeit im Projektteam „HISinOne“.
_Sie betreuen und begleiten administrativ sämtliche Prozesse rund um die Studierenden- und Prüfungsverwaltung.
_Sie erfassen, betreuen und prüfen Bewerbungs- und Zulassungsverfahren.
_Sie bearbeiten verschiedene Anliegen der Studierenden - von Immatrikulationen, Rückmeldungen und Exmatrikulationen bis zu Anträgen auf Beurlaubung oder Gasthörendenschaft.
_Sie sind unsere Schnittstelle zu den Studierenden und Bewerber*innen und beraten diese zu administrativen Anliegen in deutscher und englischer Sprache - persönlich, telefonisch und in digitaler Form.
_Sie koordinieren Leistungsverbuchungen, führen und überprüfen diese.
_Sie erstellen Bescheide, Abschlussdokumente und Bescheinigungen.
_Sie begleiten Anerkennungsverfahren.
_Sie führen die Studierenden- und Prüfungsakten.
_Sie unterstützen bei der laufenden Umstellung bzw. Einführung des Campusmanagement Systems (z.B. Durchführung und Dokumentation von Tests in der neuen Software, Anpassung von Informationen und Bescheiden, Pflege des Vorlesungsverzeichnisses, Projekt- und Prozessdokumentation).
Ihr Profil
_Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen oder kaufmännischen Beruf
_Berufserfahrung im Hochschul- oder Verwaltungskontext
_Gute Kenntnisse im Umgang mit Standard-Anwendungen von MS-Office
_Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache
_Hohes Maß an Kooperations- und Teamfähigkeit
_Selbstständige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
_Interesse an der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und die Fähigkeit, sich in Software-Programme schnell einzuarbeiten
Wünschenswert sind darüber hinaus
_Kenntnisse universitärer Strukturen und Prozesse sowie über die Besonderheiten einer Kunst- und Musikhochschule
_Anwendungserfahrung mit der Software HISinOne und HIS GX
_HTML-Grundkenntnisse
Unser Angebot
_Abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
_Eingebundenheit in ein vielfältiges, engagiertes und kollegiales Team inmitten eines künstlerischen Umfeldes
_Transparente und tarifgebundene Bezahlung
_Kostenfreie Teilnahme an den bis zu 400 künstlerischen Folkwang Veranstaltungen pro Jahr
_Förderung bei der Teilnahme an Weiterbildungsangeboten, Fachtagungen und Netzwerktreffen
_Etablierte Rahmenbedingungen für Mobile Arbeit und flexible Arbeitszeitgestaltung
_Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Leben
Einstellung
Die Vergütung erfolgt – je nach vorliegenden Voraussetzungen – bis Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Beschäftigung erfolgt befristet bis 31.12.2027 in Voll- und Teilzeit mit 100 % der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit.
Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren
Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität.
Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.
Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.
Hinweis zum gendersensiblen Formulieren
Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.