Du magst Menschen und klare Prozesse? Dann passt das: In einem kleinen, fokussierten Team übernimmst du Verantwortung für HR und Kundenprojektmanagement – 100% remote, im engen Tandem mit Sales und der Büroassistenz sowie direkter Anbindung an die Geschäftsführung.
Kundenprojektmanagement & Trainingsorganisation / ca. 60% deiner Tätigkeit
* Projekte strukturiert steuern: Zeit- und Ressourcenplanung, zentrale Ansprechperson intern/extern, lückenloser Informationsfluss und Doku über alle Projektphasen
* Trainingsorganisation: Erst- und Abstimmungsgespräche mit Geschäftsführung/ TrainerIn und KundInnen organisieren; Terminierung, Reise-/Hotelorganisation; Kommunikation vor/nach Trainings; Übergaben an die Büroassistenz für Unterlagen/Materiallogistik anstoßen und nachhalten
* TrainerInnen-Koordination & Einsatzplanung: passende Profile aus dem Netzwerk auswählen, Verfügbarkeiten klären, Briefings und Abstimmungen organisieren
* Kaufmännische Projektabwicklung: Abrechnung inkl. Rechnungsstellung und Gutschriften sowie Nachverfolgung von Zahlungseingängen; enge Abstimmung mit Finance; Umsatz-/Finanzplanung im Blick.
Assistenz der Geschäftsführung / ca. 20% deiner Tätigkeit
* Kalender- und Prioritätenmanagement, Posteingang sichten/priorisieren, Entscheidungsgrundlagen vorbereiten und dranbleiben.
HR & People Operations / ca. 10% deiner Tätigkeit
* Recruiting: von Ausschreibung, Screening und Erstgesprächen bis zur Vertragsunterzeichnung
* HR-Administration: Vertrags-/Personalunterlagen, Krankmeldungen, Zeit-/Urlaubsverwaltung; saubere Doku über den Employee Lifecycle
* On-/Offboarding: technisch-organisatorische Vorbereitung, strukturierte Übergaben; Offboarding inkl. Abmeldung/Zeugnis
Schnittstellenmanagement / die übrigen 10% deiner Tätigkeit
* Tandem mit Sales: qualifiziertes Handover (toolgestützt) – du sorgst für den sauberen Projektstart; Angebotsklärung und -erstellung liegen beim Sales Manager.
* Tandem mit Büroassistenz: Office/Materiallogistik, Rückläufer, Reise-/Hotelbuchungen und Vor-Ort-Orga liegen dort – du koordinierst und stellst die nötigen Infos bereit.
Dein Profil
* Ausgeprägtes Organisationstalent: Du hältst die Fäden zusammen und steuerst Trainings- und Kundenprojekte strukturiert – von Zeit-/Ressourcenplanung über klare Kommunikation bis zur sauberen Doku.
* Kundenkommunikation: Empathisch, strukturiert, verbindlich – du schaffst Vertrauen und hältst Energie im Projekt hoch. Du klärst Ziele, priorisierst Next Steps, gibst proaktive Updates und dokumentierst Absprachen so, dass Trainer:innen und Team nahtlos andocken können. Ergebnis: spürbare Klarheit für Kund:innen und reibungslose Abläufe im Alltag.
* HR: Du sorgst dafür, dass Menschen gut ankommen, gut bleiben und sauber verabschiedet werden. Du hast Erfahrung in Recruiting und HR‑Administration – oder bist offen, dich da zügig und strukturiert einzuarbeiten. Bewerbungen, Kommunikation und Verträge – freundlich, strukturiert und verlässlich.
* Kleines Team, starke Zusammenarbeit: Du hältst Kommunikation und Übergaben mit Sales und der Büroassistenz klar, zeitnah und verlässlich.
* Toolfit: sehr sicher mit Microsoft 365; idealerweise Erfahrung mit der Apple-Welt, HR‑ und Projektmanagementtools wie Factorial oder Asana und CRM wie Zoho.
Must‑haves (präzise):
* Perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
* Lösungsorientierte, umsetzungsstarke Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
* Freude an vielseitigen Aufgaben und neuen Herausforderungen
* Selbstbewusstsein & Klarheit: direkte, ehrliche Kommunikation – auch wenn's unbequem wird
Pluspunkte (kein Muss):
* Erfahrung in der Personalweiterbildungsbranche (Training/Weiterbildung, Learning & Development)
* Grundverständnis von Abrechnungs-/Finance‑Schnittstellen (Rechnungsstellung, Gutschriften, Zahlungseingänge)
* Erfahrung im Umgang mit TrainerInnen / Coaches bzw. weiteren externen Partnern
* Souveräner Einsatz moderner KI‑Tools (z. B. für Recherche, Textarbeit, Automationen)
Das erwartet dich bei uns
* 100% Remote: Arbeiten, wo du am produktivsten bist – optional mit Nutzung des Freiburger Büros.
* Ein kleines Team mit #HerzundHirn, klaren Rollen und kurzen Wegen.
* Eigenverantwortung, Gestaltungsspielraum, pragmatische Standards mit klaren Handover-Punkten zwischen Sales, KPM/HR und Büroassistenz.
* Einstieg: nach Vereinbarung, gerne zeitnah | Arbeitszeit: vorzugsweise 35 h/Woche.
So bewirbst du dich
Bitte fülle unser Typeform ) aus – das ist dein offizieller Bewerbungsweg. Wenn du magst, schick uns zusätzlich ein kurzes Video (max. 2 Minuten) per E‑Mail an - oder via WhatsApp an Vanessa unter Wir freuen uns auf dich