Unterstützung im Baubereich
Wir suchen eine fachkundige Person für die Position Assistenz in der Abteilung Bauplanung. Als Unterstützer werden Sie das Office-Management koordinieren, Tätigkeiten aus der Sachbearbeitung übernehmen und die Abteilungsleitung unterstützen.
Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
1. Büroorganisation sicherstellen: Das bedeutet, das Office-Management zu koordinieren und Tätigkeiten aus der Sachbearbeitung zu übernehmen.
2. Telefonate führen: Sie nehmen Anrufe entgegen, vermitteln Gespräche und klären entsprechende Anliegen mit internen und externen Ansprechpartnern.
3. Schriftverkehr und Post managen: Es ist Ihre Aufgabe, den anfallenden Schriftverkehr zu erledigen, die Abteilungsleitung bei der Organisation des E-Mail-Verkehrs zu unterstützen sowie die Eingangs- sowie Ausgangspost bearbeiten.
4. Termine organisieren: Die Koordination von Terminen einschließlich Nachverfolgung sind ebenfalls ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit. Darüber hinaus bereiten Sie Besprechungen thematisch vor und nachhaltig vor.
5. Dokumente erstellen: Mit dieser Fähigkeit können wir aussagekräftige Präsentationen erstellen. Darüber hinaus können Entscheidungsvorlagen erstellt werden sowie Berichte geführt werden. Des Weiteren führen gezielte Internetrecherchen zur Projektunterstützung durch.