Als Assistenz der Geschäftsleitung unterstützt du die Führungsebene bei der täglichen Arbeit und übernimmst wichtige Aufgaben, um das Unternehmen zu fördern.
Tätigkeiten
* Kalender- und Terminmanagement: Du verwaltest Termine, Meetings und Besprechungen sowie koordinierst Kalender und Pläne für die Geschäftsführung.
* Reiseplanung: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Transport.
* E-Mail- & WhatsApp-Management: Sortierung und Priorisierung eingehender E-Mails und WhatsApps, gelegentlich eigenständiges Beantworten bestimmter Anfragen.
* Protokollführung: Erstellung von Protokollen während Meetings und Nachverfolgung der besprochenen Punkte.
* Controlling-Aufgaben: Unterstützung bei der Reduzierung von Kosten und Ausgaben sowie fortlaufende Überwachung und Auswertung vertriebsrelevanter Kennzahlen.
* Ansprechpartner für interne und externe Anfragen: Koordination und Beantwortung allgemeiner Anfragen an die Geschäftsführung.
* Organisation von Veranstaltungen: Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, z. B. Mitarbeiter- oder Kundenevents.
* Einholen und Vergleichen von Angeboten: Einholung von Angeboten für bestimmte Unternehmensbedarfe.
* Verwaltung des Büromaterials: Bestellung und Nachverfolgung von Büromaterial und anderen Ressourcen.
* Einkauf für das Büro: Erledigung von Einkäufen und Besorgungen für den Bürobedarf und ggf. auch private Besorgungen für den Geschäftsführer.
* Erstellung von Präsentationen: Gestaltung und Erstellung von Präsentationen für interne und externe Zwecke.
* Verfassen und Bearbeiten von Dokumenten: Unterstützung beim Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten und Präsentationen.
* Rechnungswesen: Unterstützung beim Erstellen und Versand von Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
* Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen: Vorbereitung von Belegen und Dokumenten für die monatliche Buchhaltung.
* Erstellung von Provisionsabrechnungen: Unterstützung bei der Erstellung von Provisions- und Gehaltsabrechnungen.
* Vorbereitung von Reportings: Erstellung und Zusammenstellung von Berichten und Präsentationen für Geschäftsmeetings.
* Verwaltung von Vertragsdokumenten: Organisation und Nachverfolgung von Verträgen und deren (Kündigungs-) Fristen.
* Recherchearbeiten: Durchführung von Recherchen zu bestimmten Themen und Bereitstellung von Informationsgrundlagen.
* Botengänge und Besorgungen: Erledigung von Botengängen, wie z. B. zur Post oder für Besorgungen fürs Büro.
* Unterstützung im Personalwesen: Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei der Pflege von Personalakten.
* Vorbereitung von Kundengeschenken: Organisation und Versand von Geschenken oder kleinen Aufmerksamkeiten für Kunden.