IHRE AUFGABEN
*
Als erste Anlaufstelle für alle administrativen Belange unseres
Vorstands, übernehmen Sie die klassischen Sekretariatsaufgaben
und sorgen proaktiv für einen reibungslosen Ablauf im operativen
Tagesgeschäft mit einem hohen Maß an Koordination
*
Sie organisieren eigenverantwortlich die Vor- und Nachbereitung
von Besprechungen, Gremiensitzungen, Gesellschafterversammlungen
und Veranstaltungen, unterstützen bei der Erstellung von
Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, wirken bei
Veranstaltungen im Hintergrund mit und organisieren Dienstreisen
*
In Ihrer Tätigkeit arbeiten Sie eng mit den anderen
Vorstandssekretärinnen zusammen, bilden gemeinsam einen
professionellen Sekretariatspool und stellen zudem den
reibungslosen Informationsfluss zwischen Vorstand, internen und
externen Gesprächspartner*innen sowie unseren Mitarbeitenden
sicher
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Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben wie die Pflege der internen
Kontaktdatenbank, das Dokumentenmanagement, die Bearbeitung der
täglichen Korrespondenz / Post sowie den Empfang und die
Bewirtung von Gästen des Vorstands
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Darüber hinaus bearbeiten Sie eigenverantwortlich Sonderaufträge
des Vorstands
*
Sie unterstützen bei der Erstellung und Abstimmung des
Gottesdienstplanes
IHR PROFIL
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Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen
Berufserfahrung im Bereich Assistenz / Sekretariat, idealerweise
auf Leitungs- / Vorstandsebene, mit
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Ihr exzellentes Organisationstalent sowie Ihre selbstständige
und strukturierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus; die Wahrung
absoluter Diskretion ist für Sie dabei eine
Selbstverständlichkeit
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Sie haben Routine im Backoffice und Erfahrung darin, dass
Gremien- und Entscheidungssitzungen organisatorisch einwandfrei
vorbereitet und durchgeführt werden
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Sie besitzen hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und ein
freundlich-verbindliches, souveränes Auftreten
*
Sie beherrschen die MS-Office-Programme (Outlook, Word, Excel,
PowerPoint) sicher und effizient
*
Sie bringen ein Grundverständnis für kirchliche Strukturen und
Abläufe mit, da in Ihrem Aufgabenbereich auch Themen im
Zusammenhang mit Gottesdiensten und der Koordination mit
Seelsorgern / Pfarrern anfallen
*
Abgerundet wird Ihr Profil durch eine positive Einstellung zum
Wirken des Dominikus-Ringeisen-Werks
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KONTAKT
STANDORT
Ursberg
EINRICHTUNG
DRW
BEREICH
Verwaltung
KARRIERELEVEL
Fachkraft
BESCHÄFTIGUNGSUMFANG
Vollzeit (39 Stunden)
EINTRITT AB
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
BEFRISTUNG
unbefristet
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