Die Stelle im Überblick
1. Eigenverantwortliche Bürokoordination
2. Sie sind zuständig für die Buchhaltung und Budgetkontrolle für die Arbeitsgruppe
3. Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Finanzberichte im Rahmen des Projekts zur Vorlage an die Projektleitung und für die Vorbereitung der Dokumente für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitveränderungen)
4. Sie unterstützen die Projektleitung bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben und verwalten die Funktionspostfächer des Projekts
5. Sie sind zuständig für die Pflege von Kontaktlisten und Kalendereinträgen inkl. Vorbereitung von Rundschreiben
6. Sie übernehmen die Entgegennahme, Klassifizierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen von Hausärztinnen/Hausärzten und Patientinnen/Patienten
7. Sie sind verantwortlich für die Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Bearbeitung und Prüfung von Lieferscheinen/Rechnungen)
8. Einholung von Angeboten zu Dienstleistungen und damit verbundene administrative Verwaltung
9. Sie organisieren Meetings und bereiten diese nach
10. Sie planen, koordinieren und führen Veranstaltungen durch (Veranstaltungsplanung, Anmeldungsmanagement, Protokollierung und Berichterstattung)
Danach suchen wir
11. Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Betriebswirtin / Betriebswirt, Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen, Studium der Verwaltungswissenschaften)
12. Berufserfahrung im Büromanagement sowie Erfahrungen in der Forschungsverwaltung sind wünschenswert
13. Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule sind von Vorteil
14. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
15. Ihre Arbeitsweise ist durch ein hohes Maß an Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gekennzeichnet
16. Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität aus und bringen die Bereitschaft mit, sich selbstständig in neue Themen einzuarbeiten
17. Sie verfügen über eine gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für die Arbeit in einem interdisziplinären Team bestehend aus ärztlichem und wissenschaftlichem Personal
18. Die deutsche Sprache beherrschen Sie verhandlungssicher in Wort und Schrift
19. Sie sind bereit, das Forschungsprojekt am Telefon/via E-mail zu repräsentieren
20. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil
Das bringt die Charité mit
21. Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
22. Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
23. Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
24. Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen