Wir suchen einen erfahrenen und engagierten Office Manager (w/m/d), der unser Team in Karlsruhe verstärkt und gleichzeitig drei unserer Office-Standorte in Süddeutschland betreut. Als wichtiger Teil unseres Unternehmens bist Du nicht nur für die effiziente Organisation und Koordination unseres Büroalltags verantwortlich, sondern auch für die Förderung einer positiven und unterstützenden Arbeitsumgebung. Mit Deinem Organisationstalent behältst Du stets den Überblick und stellst sicher, dass der Büroalltag und interne Events reibungslos ablaufen.
Wir suchen jemanden, der nicht nur administrative Aufgaben meistert, sondern auch ein Vorbild für unsere Unternehmenswerte ist und diese in seinem täglichen Handeln widerspiegelt.
Aufgabenbereich
1. Du gestaltest gemeinsam mit unserem Workplace Experience & Occupational Health Management Team ein modernes, gesundes Arbeitsumfeld:
2. Du bist verantwortlich für die Verwaltung unseres Büros: Überwachung und Verwaltung von Dienstleistungsverträgen im Bereich Facility Management (z.B. Reinigung, Hausverwaltung), Koordination von Dienstleistern im Bereich Facility Management (z.B. Reinigung, Handwerker, Lieferanten von Büromaterialien), Verantwortlich für Büro Wartungs- und -Reparaturarbeiten.
3. Du bist für die Sicherheit und den Schutz unserer Mitarbeiter und Ressourcen verantwortlich und übernimmst dabei eine zentrale Rolle in den Bereichen Sicherheitsmanagement, Arbeitssicherheit und Brandschutz.
4. Du sorgst, gemeinsam mit den Kollegen aus unserem Reception Management, für einen reibungslosen Ablauf von Büroprozessen:
5. Du beantwortest Mitarbeiteranfragen zu bürotechnischen Angelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Mobiliar, Hardware) und unterstützt sie in allen organisatorischen Belangen.
6. Du übernimmst den Einkauf und die Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Getränke- und Obstbestellungen.
7. Du bist verantwortlich für die Planung und Organisation von internen Events, die unsere Standortkultur fördern und das Teamgefühl stärken sollen.
Qualifikationen
8. Du kannst nachweisbare Erfahrung als Office oder Facility Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistant vorweisen.
9. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
10. Office-Management-Expertise: Du hast fundierte Kenntnisse in Bezug auf Office-Management-Aufgaben, -systeme und -verfahren.
11. Rechtliches Wissen: Du kennst die rechtlichen Grundlagen, insbesondere im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit.
12. Technisches Know-how: Du bist sicher im Umgang mit Office-Software (bevorzugt Google Workspace) und bringst praktische Erfahrung mit Büroausstattung, wie z. B. Faxgeräten, Druckern und Arbeitsplatzmobiliar mit.
13. Projektmanagement-Erfahrung: Du hast erste Erfahrungen im Projektmanagement im Bereich Büroorganisation, Bürogestaltung, Umzüge und Team-Events.
14. Soft Skills: Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke Zeitmanagement und Multitasking, Problemlösungskompetenz un kreative Denkweise sowie Serviceorientierung und eine Hands-on-Mentalität stehen bei Dir hoch im Fokus.
Benefits
15. An einigen Standorten eine bezuschusste Kantine und verschiedene kostenfreie Getränke.
16. Moderne Büroflächen mit sehr guter Verkehrsanbindung.
17. Diverse Mitarbeiterrabatte für Aktivitäten und Produkte.
18. Mitarbeiterevents wie Sommer- und Winterfeiern, sowie Workshops.
19. Zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
20. Verschiedene Gesundheitsangebote, wie Sport- und Gesundheitskurse.