Als erste Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Gäste gestaltest Du den ersten Eindruck unseres Unternehmens aktiv mit. Zur Verstärkung unserer Zentrale in Freiburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein/en Mitarbeiter*(m/w/d) Empfang und Office-Organisation. Empfang von Kunden, Lieferanten, Bewerbenden und Gästen an unserem Hauptstandort Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Ansprechpartner*innen E-Mail-Weiterleitung zentraler Postfächer an die entsprechenden Fachabteilungen Intranetpflege: Verfassen, Einstellen und Verwalten interner Mitteilungen und Meldungen Projektbezogene Assistenz im Vertriebsbereich: Organisation, Nachverfolgung und Verwaltung laufender Projekte Reiseorganisation: Buchung von Hotelübernachtungen, Bahn- und Flugreisen, Verwaltung von BahnCards Besuchermanagement & Raumorganisation: Koordination von Besprechungsräumen, Tagungsequipment und Meeting-Vorbereitungen Poolfahrzeugverwaltung: Koordination und Vergabe der unternehmensinternen Fahrzeuge Verpflegungsorganisation: Bestellung und Abstimmung von Speisen und Getränken für interne Veranstaltungen und Schulungen Postbearbeitung: Unterstützung bei der Verteilung von Ein- und Ausgangspost Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann o. ä. – oder eine vergleichbare Berufserfahrung im Bereich Empfang, Assistenz oder Organisation Eine gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache – Du kommunizierst klar, verbindlich und freundlich Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise – Du behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick Englischkenntnisse oder Französischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss Ein sicheres, gepflegtes und sympathisches Auftreten – Du bist die erste Ansprechperson für externe Gäste und repräsentierst unser Unternehmen Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamgeist und eine flexible, mitdenkende Art – Du erkennst, wo Du gebraucht wirst, und packst mit an Bitte bewirb Dich online (Anhänge nur im PDF-Format) mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins. *Wir handeln und sprechen von Mensch zu Mensch. Andere Kategorien, wie Geschlecht oder Herkunft, braucht es nicht. Wir setzen auf Vielfalt und lehnen Diskriminierung ab.