Ihre Aufgaben:
* Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe im Office- und Management-Umfeld
* Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und projektrelevanten Aufgaben
* Terminkoordination, Reiseplanung, Vorbereitung von Meetings und Protokollführung
* Betreuung und Pflege von Dokumentationen, Verträgen und internen Datenbanken (z. B. SharePoint)
* Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern
* Unterstützung bei regulatorischen und aufsichtsrechtlichen Reportings (z. B. Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für BaFin, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsrat)
* Mitwirkung bei internen Projekten, insbesondere bei Transformations- und Migrationsvorhaben
* Organisation von Office-Themen wie Infrastruktur, Einkauf und externe Dienstleistersteuerung
Ihre Qualifikationen:
* Berufserfahrung als Office Manager oder in einer ähnlichen Tätigkeit
* Keine Berührungsängste mit IT-Systemen (z.B. Einkaufssysteme)
* Freundliches Auftreten und Kommunikationsstärke
* Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
* Erfahrung in Terminkoordinationen sowie bei diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben
Ihre Vorteile:
* Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
* In einem telefonischen oder persönlichen Qualifizierungsgespräch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Passgenauigkeit auf die Vakanz und erhöhen so Ihre Erfolgschancen
* Sie profitieren von dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilen Partner
* Angenehmes Arbeitsklima