Assistenz (m/w/d)
Für unseren namhaften Kunden suchen wir ab sofort Sie!
Ihre Aufgaben
* Erledigung des internen und externen Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache (z.B. Schreiben von Kundenbriefen)
* Erledigung des Telefonverkehrs in Deutsch und Englisch
* Planung und Organisation von Besprechungen, Tagungen, Konferenzen und Geschäftsreisen für die Programmleitung und das Team
* Unterstützung des Programms - auch fachlich - bei dessen Aufgaben, z.B. Aktualisierung des Vertrages nach sogenannten Variation Agreements oder Vorbereitung von Taufzeremonien
* Moderation von ausgewählten Meetings
* Reisebuchung und -abrechnung für die Programmleitung und das Team
* Erledigen der Ablage und Nachverfolgung von Action Items (mit Kunden und Team-intern)
* Erstellung, Pflege und Verwaltung von Präsentationsunterlagen (in Deutsch und Englisch)
* Durchführung von Recherchen (z.B. Kundenorganisation und weitere Stakeholder) und Aufbereitung dieser
* Erstellung von Entscheidungsvorlagen
* Empfang und Betreuung von Besuchern
* Pflegen und Aktualisierung von Datensammlungen
* Pflegen und Verwaltung der Personaldaten in SAP R/3
* allgemeine administrative Tätigkeiten
* Planung und Kontrolle des Bestandes an Büromaterial
* Zusammenarbeit mit Kunden und der Assistenz für die Bauaufsicht (und Vertretung dieser)
* Zusammenarbeit mit Dienstleistern (z.B. Dr. Tigges, Sixt, Hotels, etc.)
* Zusammenarbeit mit Behörden, Versicherungen, etc.
Ihr Profil
* mind. 3-jährige Ausbildung im kfm. Bereich z.B. Bürokaufmann (m/w/d) oder Isustriekaufmann (m/w/d) und berufsspezifische Weiterbildungen
* Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz im Projektmanagement wünschenswert
* Sehr gute allgemeine Office und SAP Kenntnisse, sowie sehr gute Kenntnisse intern angewandten IT Anwendungen (Bereich Office Management)
* gute bis sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
* Wünschenswert sind Kenntnisse im Projektmanagement (z.B. IPMA)
Berufliche Karrieren verlaufen nicht immer perfekt oder geradlinig. Deshalb bewerben Sie sich jetzt, auch wenn Sie nicht alle genannten Anforderungen erfüllen!
Das bieten wir Ihnen
* Einen generell unbefristeten Anstellungsvertrag bei einem mehrfach ausgezeichneten Arbeitgeber (Kununu Top Company 2025, Focus Top nationaler Arbeitgeber 2024, etc.)
* Übertarifliche Vergütung mit attraktiven Zuschlägen
* Durchgehende persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
* Steigendes Urlaubs- und Weihnachtsgeld innerhalb der ersten 4 Jahre
* Prämienzahlung Mitarbeiter werben Mitarbeiter von bis zu 1.000 €
* Betriebliche Altersvorsorge
* Möglichkeit auf Home-Office in Absprache mit unseren Kunden
* Flexible Arbeitszeiten durch ein persönliches Gleitzeitkonto
* Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
* Option auf Übernahme durch unseren Kunden
Das klingt nach einer spannenden Aufgabe für Sie?