Aufgaben
Eigenständige und proaktive Entlastung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben
Unterstützung der jeweiligen Abteilungsleitungen und Abteilungsverwaltungen im Hinblick auf Process Excellence in den Abteilungen und abteilungsübergreifend, wie zum Beispiel elektronische Rechnungsstellung oder Systemimplementierungen
Begleitung und Support von Projektaufgaben/Vertriebsunterstützung, sowie Unterstützung in der Koordination von abteilungsübergreifenden Großaufträgen, Kommunikation mit Kundinnen und Kunden und Erstellung von Angeboten bei Key Accounts
Erstellung von Reports, Statistiken, Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
Übernahme und Bearbeitung von Empfang, Telefonzentrale, Poststelle und Bestellwesen für die gesamte Niederlassung
Unterstützung in den Bereichen Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement hinsichtlich Dokumentation, Auditvorbereitung und Begleitung
Planung, Organisation und Begleitung von Meetings und Veranstaltungen
Übernahme von Reiseorganisation (auch international) und Abrechnung sowie Terminüberwachung
Qualifikationen
Studium oder mindestens abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
Souveräne Anwendung der MS-Office-Programme, hohe Organisationskompetenz sowie strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
Weitreichende Erfahrung in Assistenzaufgaben größerer Organisationseinheiten mit selbständiger und eigenverantwortlicher Organisation
Erfahrung in effizienter Backoffice Begleitung von Projekten und Betreuung von Großkundinnen und Großkunden
Sehr gute SAP-Kenntnisse
Erfahrung im Umgang mit QM-Dokumentationen und Audits
Professionelles und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung und hohe Eigenverantwortung
Durchsetzungsvermögen und Kommunikationsstärke
Hohes Maß an Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift