Assistenz der Kaufmännischen Direktorin / Stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden (m/w/d)
TieTalent Heidelberg, Baden-Württemberg, Germany
Overview
Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) gehört zu den führenden medizinischen Zentren Deutschlands und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie deren schnelle Umsetzung zum Patientenwohl. Mit rund 14.000 Mitarbeitenden in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen und über 2.500 Betten werden jährlich ca. 80.000 Patientinnen und Patienten voll- und teilstationär betreut; über 1,0 Million Behandlungen erfolgen ambulant.
Hinter der medizinischen Spitzenversorgung steht eine starke Verwaltung. In Ihrer Funktion tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Klinikbetrieb, Forschung und Lehre reibungslos funktionieren. Nutzen Sie Ihre organisatorischen Talente in einem dynamischen, sinnstiftenden Umfeld.
Responsibilities
* Gewährleisten eines reibungslosen Informationsflusses und Arbeitsablaufs zur Unterstützung der Kaufmännischen Direktorin in enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen im Sekretariat sowie mit der Büroleitung und den Referenten des Vorstandsbereichs
* Sicherstellen einer dem Vorstandsbereich angemessenen, herausragenden Servicequalität
* Erste Kontaktstelle für Anfragen an die Kaufmännische Direktorin intern sowie zu Ansprechpartnern der Politik und externen Einrichtungen
* Verantwortung für ein vorausschauendes und professionelles Kalendermanagement in Zusammenarbeit mit einer Kollegin im Sekretariat
* Organisation und Koordinierung von kurz- und langfristigen Terminen – inklusive Abstimmung mit internen und externen Beteiligten
* Sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Nachverfolgung der daraus entstehenden To-Dos
* Bearbeitung der täglichen elektronischen und schriftlichen Korrespondenz der Kaufmännischen Direktorin
* Mitwirkung bei der Optimierung/Digitalisierung von Prozessen innerhalb des Büros
* Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
Qualifications
* Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Sekretär/-in)
* Teamfähigkeit, Begeisterungsfähigkeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
* Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretärin / Assistenz im kaufmännischen Zuständigkeitsbereich sowie fundierte Kenntnisse im Büromanagement
* Hohe persönliche Agilität, schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
* Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen souverän und strukturiert zu arbeiten sowie freundlich zu kommunizieren
* Hohe IT-Affinität und routinierter Umgang mit MS Office 365
* Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
* Erfahrung im Gesundheitsbereich, vorzugsweise im Umfeld von Krankenhäusern / Kliniken wünschenswert
* Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Gezielte Einarbeitung
Benefits
* Tarifvertragliche Vergütung, attraktive betriebliche Altersvorsorge
* 30 Tage Urlaub
* Jobticket (Deutschlandticket)
* Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
* Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.
Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität. Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.
Job Details
* Job-ID: V000014561
* Einsatzgebiet: Kaufmännische Direktion
* Einsatzort: Heidelberg
* Startdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
* Tätigkeitsbereich: Management / Administration
* Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
* Befristung: Unbefristet
* Vertrag: TV-UK
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