Das bieten wir
* flexible Arbeitszeiten
* Möglichkeit zum mobilen Arbeiten/Homeoffice
* betriebliche Altersvorsorge
* gemeinsam nachhaltige Baumpflanzaktionen für Geschäftspartner:innen
* ein modernes und professionelles Arbeitsumfeld
Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:
* direkter Weg in die Festanstellung bei unseren Kunden
* enge Begleitung durch den kompletten Bewerbungsprozess
* enge Abstimmung mit Dir und Deinem potentiellen Arbeitgeber unter Berücksichtigung Deiner Wünsche
* intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch
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Stellenbeschreibung
* Du übernimmst die aktive Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, wobei Du Dich aktiv in die täglichen Abläufe einbringst, um einen reibungslosen und effizienten Geschäftsbetrieb sicherzustellen und die Führungskräfte optimal zu entlasten
* zudem bist Du verantwortlich für die Koordination komplexer Termine und Reisearrangements für die Beratenden und die Geschäftsführung, wobei Du sowohl interne als auch externe Besprechungen, Konferenzen und Projekte effizient planst und sorgfältig vorbereitest
* weiterhin betreust Du die Administration der gesamten Rekrutierungsprojekte, einschließlich des Bewerbermanagements, der detaillierten Terminkoordination und der professionellen Aufbereitung der Kandidatenunterlagen für die internen Berater:innen
* die allgemeine Büroorganisation und das Office-Management gehören ebenfalls zu Deinen Aufgaben, wobei Du die gesamte interne und externe Korrespondenz führst, Unterlagen verwaltest und sicherstellst, dass alle Arbeitsmaterialien jederzeit und in ausreichender Menge verfügbar sind
* im Rahmen Deiner Tätigkeit unterstützt Du den Vertriebs-Support durch die Erstellung aussagekräftiger und ansprechender Präsentationen sowie die gewissenhafte Pflege von Kundendatenbanken, um die Beratenden in ihrer Akquise und Kundenpflege zu unterstützen
* abschließend verantwortest Du die enge Kommunikation und professionelle Abstimmung mit Kunden, Berater:innen, Research-Mitarbeitenden sowie der externen Finanzabteilung bezüglich der laufenden Buchhaltung und des täglichen Zahlungsverkehrs
Anforderungen
* Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellte (m/w/d)
* zudem verfügst Du über mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition oder im Office-Management, idealerweise in einer Personalberatung oder einem ähnlichen Dienstleistungsumfeld mit hohem Diskretionsbedarf
* Deine Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sowie fließende Englischkenntnisse ermöglichen Dir eine professionelle und reibungslose Kommunikation mit nationalen und internationalen Kontakten
* Deine sicheren Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) zeichnen Dich aus, sodass Du Präsentationen und umfangreiche Dokumente professionell erstellen und schnell bearbeiten kannst
* weiterhin bringst Du ein hohes Maß an Organisationstalent und strukturiertem Arbeiten mit, um auch unter Termindruck den Überblick zu behalten, Fristen einzuhalten und komplexe Aufgaben zuverlässig abzuwickeln
* abschließend bist Du eine serviceorientierte Persönlichkeit und arbeitest selbstständig sowie absolut diskret, da Du sensible Informationen vertrauensvoll und sorgfältig bearbeitest
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