Teamassistenz Officemanagement
(m/w/d)
Arbeitnehmerüberlassung Köln Startdatum: sofort Referenznummer: 858628/1
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Aufgaben
1. Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte, Abteilungen sowie interne und externe Kontakte
2. Kaufmännische Administration, inkl. Zeitrückmeldungen (Monats- und Jahresabschluss) und Rechnungsprüfung
3. Bestell- und Inventarmanagement, inkl. SAP-Web-Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege der Hard- und Software-Inventurliste
4. Vertrags- und Dokumentenmanagement, inkl. Erstellung und Verwaltung über DocuSign
5. Reise- und Spesenmanagement, inkl. Reisekostenabrechnungen und Hotelbuchungen
6. Sitzungs- und Meetingmanagement, inkl. Organisation, Vor- und Nachbereitung, Protokollführung und Unterlagenbereitstellung
7. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Auswertungen, insbesondere in PowerPoint und Excel
8. Unterstützung im Projektmanagement, inkl. Agenden, To-do-Listen, Reportings sowie Arbeit mit Kollaborationstools ( Miro)
9. Unterstützung in Personalthemen, inkl. Urlaubsplanung, Mehrarbeit, Rufbereitschaft, On- und Offboarding sowie Betreuung besonderer Mitarbeitersituationen
10. Organisation und Weiterentwicklung von Team- und Unternehmensformaten, inkl. Teamevents, Workshops, Schulungen sowie eigenständige Optimierungsinitiativen
Profil
11. Kaufm. Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
12. Einschlägige Erfahrung im kaufmännischen Umfeld, bzw. der Assistenztätigkeit
13. Zahlenaffinität (buchhalterische Kenntnisse, Controlling-Affinität)
14. Kommunikationsstärke, sicheres und offenes Auftreten, adressatengerechte Kommunikation & Teamfähigkeit
15. Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, Lösungsorientiertheit / Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
16. Schnelle Auffassungsgabe und offen für Neues (agiles Mindset und hoher Serviceverständnis)
17. Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office-Produkten (idealerweise Erfahrungen SAP und MS Power BI)
18. Hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und den Willen, Verantwortung zu übernehmen
19. Selbstständiges Erarbeiten und vorantreiben von Themen
20. Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch
Benefits
21. Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
22. Angenehmes Arbeitsklima
23. Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsträchtigen und innovativen Branche