Assistenz / Assistent / Fremdsprachenkorrespondent (w/m/d)
Kennziffer: QM 2026/1
Das IFOX-Institut des Helmholtz-Zentrums Berlin (HZB) am Standort Berlin-Wannsee entwickelt und untersucht neuartige, ultradünne Metalloxid-Materialien in Kombination mit Halbleitern, um energieeffiziente Technologien für die Informationsverarbeitung und neuromorphe Computer zu ermöglichen. Als Assistent*in arbeiten Sie in einem internationalen Team und unterstützen sowohl die Institutsleitung als auch Promovierende und Wissenschaftler*innen bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
Ihre Aufgaben
1. Sie priorisieren Termine und Anfragen souverän in einem dynamischen Umfeld.
2. Sie begleiten Meetings und Präsentationen und bereiten diese professionell vor und nach.
3. Sie pflegen interne Datenbanken und führen Beschaffungen durch.
4. Sie sind zentrale Anlaufstelle für Abteilungsmitarbeitende und internationale Gäste und bieten professionelle Unterstützung.
5. Sie kommunizieren verhandlungssicher in deutscher und englischer Sprache, erstellen Berichte, bearbeiten Korrespondenz und führen Telefonate.
6. Sie denken vorausschauend und entlasten die Abteilungsleitung proaktiv.
Ihr Profil
7. Sie haben mehrjährige Erfahrung als Assistenz, idealerweise in einem wissenschaftlichen Umfeld.
8. Sie besitzen verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Level).
9. Sie zeichnen sich durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und eine diplomatische Herangehensweise aus.
10. Sie agieren flexibel und sind resilient.
11. Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und Content-Management-Systemen ( Typo 3).
12. Sie besitzen grundlegende kaufmännische Kenntnisse, insbesondere im Bereich Rechnungswesen, Personalwesen, Vergabe - und Bundesreisekostenrecht (BRKG).
Unser Angebot
Als Arbeitgeber ist uns Ihr Wohlbefinden sowie eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben wichtig. Deshalb bieten wir Ihnen vielfältige Benefits.
13. Gleitzeit, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
14. 30 Tage Urlaub pro Jahr und eine attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TVöD Bund
15. betriebliche Altersvorsorge
16. regelmäßige Inhouse-Fortbildungen sowie die Möglichkeit zur externen Weiterbildung
17. Zuschuss zum Deutschlandticket Job, exklusive Mitarbeiterrabatte
18. Beratungsangebote zu Familie und Beruf über unser Office for Work & Life
19. und die Chance, gemeinsam mit Kolleg*innen einen Beitrag für eine klimaneutrale Zukunft zu leisten
Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen ( per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.
For English version, please click on the following link: