Das macht die Position aus
Die Schwerpunkte der Interdisziplinären Klinik und Poliklinik für Stammzelltransplantation am UKE liegen im Bereich der allogenen Stammzelltransplantation und Zelltherapie für Krebserkrankungen und andere Krankheiten des blutbildenden Systems sowie Autoimmunerkrankungen. Mit ca. 200 allogenen Stammzelltransplantationen im Jahr ist die Klinik die größte Einrichtung in Deutschland und eine der größten in Europa. Die Klinik führt zudem die meisten autologen Stammzelltransplantationen für Multiple Sklerose in Deutschland durch. Zur Klinik gehören 3 Stationen mit insgesamt 40 Betten, eine Poliklinik mit mehr als 11.000 Kontakte im Jahr, eine Tagesklinik mit mehr als 1300 Behandlungen mit Extrakorporaler Photopherese pro Jahr sowie eine Studienzentrale und Labore für Diagnostik und Forschung. Die Klinik ist nach den höchsten internationalen Qualitätsstandards für Stammzelltransplantation und Zelltherapie (JACIE) akkreditiert.
Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit (38,5 Std) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.
Aufgabengebiet
* Administrative und organisatorische Unterstützung für den Klinikdirektor; Terminkoordination, -planung, -überwachung und -nachbereitung (z. B. Vorlesungstermine, Visiten-Termine, Gesprächstermine, Untersuchungstermine)
* Koordination und Optimierung der Arbeitsabläufe
* Vorbereitung und Organisation von Meetings, Kongressen, Fortbildungen und Dienstreisen sowie Präsentationen
* Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
* Schnittstelle interne Geschäftsbereiche und Zentrale Dienste sowie Umsetzung von strategischen Aufgaben
* Drittmittelüberwachung und Datenbankpflege
* Kostenstellenzuordnung
* Vorbereitung Personaleinstellung Budget und Drittmittel sowie Koordinierung und Planung des Personaleinsatzes
* Unterstützung bei der Vorbereitung der Verträge von Studien-, Sponsoren-, Referenten-, Drittmittel-, Hospitations-, Werks-, Honorar- sowie Leihverträgen
* Beschaffungsangelegenheiten
* Urlaubsvertretung Klinik-Sekretariat
Darauf freuen wir uns
* Abgeschlossene Berufsausbildung: Kaufmännische Ausbildung, Medizinische:r Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
* Sehr gute Kenntnisse der deutschen sowie englischen Sprache in Wort und Schrift
* Betriebswissenschaftliche Kenntnisse
* Büroorganisationskenntnisse
* Datenschutzkenntnisse
* Drittmittelkenntnisse und deren Betreuung und Kontrolle
* Wünschenswert: Vertragskenntnisse von Studien-, Sponsoren-, Referenten-, Drittmittel-, Hospitations-, Werks-, Honorar- sowie Leihverträgen
* Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
* Eine dienstleistungsorientierte sowie termingerechte Arbeitsweise in Verbindung mit einer selbstständigen und strukturierten Arbeitsweise
* Koordinations- und Organisationsgeschick
* Schnelle Auffassungsgabe
* Flexibilität, Zuverlässigkeit, Einfühlungsvermögen, Verantwortungsbewusstsein, Lösungsorientierung, Interkulturelle Kompetenz
Immunitätsstatus
Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.
Das bieten wir
* Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
* Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
* Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
* Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
* Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
* Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
* Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
* Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
* Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände