Ihre Aufgaben
Unterstützung bei regulären Geschäftsprozessen
* Verwaltung von Kalendern und Besprechungen einschließlich virtueller Besprechungen und Videokonferenzen
* Organisation von Besuchen nationaler und internationaler Gäste
* Verwaltung von Besprechungsprotokollen und -notizen bei Bedarf
* Unterstützung bei Präsentationen und Korrespondenz
* Nachverfolgung von Maßnahmen und Follow-ups
* Unterstützung bei der Konsolidierung von Dateien und der Bibliotheksverwaltung
* Teilnahme an bestimmten Projekten als Projektleiter
Krisenmanagement
* Unterstützung beim Krisenmanagement
* Verwaltung des Prozesses als Administrator/Co-Pilot des Leiters
* Buchung von Veranstaltungsorten
* Verwaltung von Besprechungen
* Protokollierung und Nachverfolgung von Maßnahmen, um einen reibungslosen Prozessablauf sicherzustellen
Technische & finanzielle Unterstützung
* Bearbeitung von Rechnungen und Bestellverwaltung
* Reisemanagement: Buchung, Organisation und Abrechnung von Ausgaben in SAP
Organisation von Konferenzen und Veranstaltungen
* Organisation von externen Besprechungen mit internen und externen Partnern/Besuchern
* Koordination und Unterstützung von Unternehmensveranstaltungen in Zusammenarbeit mit der internen Kommunikation
* Organisation der Firmen-Events
Ansprechpartner für Gesundheit und Wohlbefinden
* Unterstützung des Sicherheitsbeauftragten als Mitglied des ASA und Zusammenarbeit mit relevanten Abteilungen und Behörden zur Umsetzung vereinbarter Maßnahmen
* Überprüfung und Kontrolle des finanziellen Budgets
* Koordination und Unterstützung von Gesundheits- und Wohlbefinden-Veranstaltungen
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch
* Erfahrung in der Veranstaltungs- oder Organisationsleitung
* Kommunikationsfähigkeit
* Gute Kenntnisse des Microsoft Office-Pakets (Excel/PowerPoint auf einem hohen Niveau)
* SAP Kenntnisse wünschenswert