Die Deutsche Stiftung Denkmalschutz ist die größte private Initiative für Denkmalpflege in Deutschland. Sie setzt sich seit 1985 kreativ, fachlich fundiert und unabhängig für den Erhalt bedrohter Baudenkmale ein. Ihr ganzheitlicher Ansatz ist einzigartig und reicht von der Notfall-Rettung gefährdeter Denkmale, pädagogischen Schul- und Jugendprogrammen bis hin zur bundesweiten Aktion „Tag des offenen Denkmals®“.
Rund 600 Projekte fördert die Stiftung jährlich, vor allem dank der aktiven Mithilfe und Spenden von über 200.000 Förderern.
Unser Team besteht aus etwa 180 hochengagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an zwei Hauptstandorten in Deutschland (Bonn und Berlin) mit den unterschiedlichsten Profilen und Expertisen.
Zur Unterstützung unseres Vorstands in Bonn suchen wir unbefristet und in Vollzeit einen
Vorstandssekretär/-assistent (m/w/d)
IHRE AUFGABEN
Unterstützung des geschäftsführenden Vorstands in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben insbesondere:
Führung der Vorstands- und Gremienkalender
Wiedervorlagemanagement von Fristen, Terminen, regelmäßigen Entscheidungen, Legislaturen, Aufgaben (Erinnerungsdienst)
Terminplanung, -vergabe, -vorbereitung und -nachbereitung
organisatorische Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen, Abstimmung von Themen, Prüfung der Jahresterminübersichten für alle Gremien
Protokollführung zu verschiedenen Anlässen
Verwaltung vertraulicher Daten und Akten des Vorstands
interne und externe Korrespondenz
Koordination der Reiseplanungen und -buchungen
Koordination bei Veranstaltungen, Empfang und Bewirtung von Gästen
WAS SIE MITBRINGEN
gut abgeschlossene kaufmännische / verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation gerne erweitert durch ein abgeschlossenes Studium
umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
souveräner, freundlich-professioneller sowie zugewandter Kommunikationsstil
ausgeprägtes Zeitmanagement und Organisationsvermögen
Integrität, hohes Maß an Loyalität und Diskretion
hohe Belastbarkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, eloquenter, prägnanter und sicherer Schreibstil
IT-affinität, sicherer Umgang mit MS-Office Produkten und digitalen Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit (z.B. MS Teams, WebEx)
idealerweise Anwendererfahrung in der Nutzung von Datenbanken / CRM-Systemen
Reisebereitschaft (ca. 1-2 x pro Quartal innerhalb Deutschlands)
WAS WIR IHNEN BIETEN
ein interessantes, vielseitiges Arbeitsgebiet in einem interessanten, nachhaltigen und sinnhaften Umfeld
einen Arbeitsplatz, der mit einem hohen Maß an Selbständigkeit und Verantwortung verbunden ist
eine angenehme Arbeitsatmosphäre und Zusammenhalt im Team, sowie Flexibilität in flachen Hierarchien
flexible Arbeitszeiten / Gleitzeit mit Zeitkonto bei einer 40-Stundenwoche in Vollzeit
Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, bezuschusstes Jobticket, freie Getränke, Zuschuss bei vermögenswirksamen Leistungen, Vergünstigung bei Autoversicherungen und viele weitere Leistungen des AGs wie z.B. eine Urban Sports Mitgliedschaft
sehr gut erreichbarer, zentraler Standort in Bonn (Nähe UN-Campus / Museen)