Board and executive assistant (w/m/d)

Wir sind ein inhabergeprägtes Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden und Sitz im Herzen von Berlin-Mitte. Bis Juli 2024 waren die vier Gründer zugleich auch die Geschäftsführer. Seit Juli 2024 hat sich bei uns einiges bewegt: Unsere Gründer haben die operative Geschäftsführung an die neue Geschäftsführerin Film Deutschland übergeben und steuern DCM jetzt aus dem Board heraus – strategisch, zukunftsorientiert und manchmal auch ein bisschen spontan. Und genau hier kommst du ins Spiel.

Als Board Executive Assistantbist du in Teilzeit (mind. 32 Stunden) oder Vollzeit das organisatorische Rückgrat unserer neuen Struktur: Du koordinierst Termine, Board- und Committee-Meetings und sorgst dafür, dass alles läuft – auch wenn's mal brennt. Struktur, Überblick und Humor sind deine täglichen Werkzeuge.

• Organisation der quartalsweisen Board-Meetings
• Betreuung und Koordination der vier Board Committees:
• Assistenz für zwei Board-Mitglieder:
• Proaktive Kommunikation und Troubleshooting:
• Administrative und koordinative Aufgaben:

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz, Office Management, Vorstands-/Board-Sekretariat)
• Schnelle Auffassungsgabe: Verständnis dafür, was gebraucht wird, bevor jemand es ausspricht
• Struktur und Ownership: Du schaffst Struktur und Ordnung und scheust dich nicht, Entscheidungen zu treffen
• Hohe soziale Flexibilität: Du kannst dich sowohl strukturierte als auch spontane Arbeitsweisen einstellen
• Gespür für Menschen und Situationen: Du triffst immer den richtigen Ton – egal ob intern oder extern
• Diskretion und Verbindlichkeit im Umgang mit sensiblen Themen
• Souveräner Umgang mit digitalen Tools: Outlook, MS Teams, Slack, Zoom und MS Office (Word, PowerPoint, Excel) – auch mobil von unterwegs
• Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Arbeitstage: 5 Tage pro Woche

Teilzeit möglich, sofern Flexibilität gewährleistet ist (z. B. gelegentliche Wochenendverfügbarkeit bei Reiseorganisation)

Eine Position an der Schnittstelle von Board, Committees und Management mit operativer Verantwortung und strategischer Einbindung. Wir arbeiten vertrauensvoll und flexibel miteinander – neben unserem wunderschönen, barrierefreien Office im Herzen Berlins besteht auch teilweise Flexibilität für Home- und Remote-Arbeit. Bei uns erwartet dich eine offene Arbeitsatmosphäre, in der du dich und deine Ideen aktiv einbringen kannst und sollst. Unseren Teamgeist stärken wir durch abwechslungsreiche Teamevents, Premierenfeiern und Filmscreenings im hauseigenen Kino.

Die Position ist ab sofort in Teilzeit (mind. 32 Wochenstunden) oder in Vollzeit zu besetzen.

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