Salary: 15.000 - 20.000 € per year Requirements: Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung im Event-, Teilnehmer- oder Veranstaltungsmanagement, idealerweise im internationalen Umfeld Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sehr sichere MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, fortgeschritten) sowie idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise mit sicherem Umgang mit umfangreichen Datensätzen und organisatorischen Prozessen sowie hoher Belastbarkeit in intensiven Veranstaltungsphasen Responsibilities: Ganzheitliche Betreuung von rund 200 internationalen Young Researchers vor und während des Heidelberg Laureate Forum (September) Verantwortung für das Teilnehmer- und Gästemanagement eines internationalen Wissenschaftsevents Organisation und Abwicklung von Reisestipendien, Reisebuchungen und Visa-Prozessen Verwaltung, Pflege und Auswertung von Teilnehmendendaten im CRM-System Koordination von Hotelkontingenten sowie enge Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Partnern Technologies: CRM Excel SAP More: Die gemeinnützige Heidelberg Laureate Forum Foundation (HLFF) wurde 2013 gegründet, um Mathematik und Informatik zu fördern. Wir organisieren jährlich das Heidelberg Laureate Forum (HLF), ein wissenschaftliches Netzwerktreffen, das herausragende Nachwuchsforschende mit Trägern renommiertester Auszeichnungen zusammenbringt. Wir bieten dir ein internationales Arbeitsumfeld mit hochkarätigen Wissenschaftlern und sinnstiftende Tätigkeiten in einer gemeinnützigen Stiftung. Zu unseren Angeboten zählen eine flexible Work-Life-Balance, 30 Urlaubstage, ein Jobticket, Kita-Zuschuss und ein engagiertes Team. last updated 16 week of 2026