Stellenausschreibung Ref. #01-26016
Senckenberg – Leibniz-Institution für Biodiversitäts- und Erdsystemforschung (SGN) mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht für das Senckenberg Forschungsinstitut und Naturmuseum Frankfurt zum 01.08.2026 für das Büro der Generaldirektion eine*n
Sekretär*in (w/m/d) in der Generaldirektion
(Vollzeit / Teilzeit ist möglich)
1. Ort: Frankfurt
2. Beschäftigungsumfang: Vollzeit / Teilzeit ist möglich
3. Vertragsart: Befristet auf 2 Jahre, eine Entfristung ist vorgesehen
4. Vergütung: Tarifvertrag des Landes Hessens (TV-H) / E8
Senckenberg zählt zu den weltweit führenden Forschungseinrichtungen im Bereich der Biodiversitäts- und Erdsystemforschung. Mit acht Forschungsinstituten, drei Naturmuseen in ganz Deutschland und Wissenschaftler*innen aus über 40 Nationen ist Senckenberg international hervorragend vernetzt. Der Hauptsitz befindet sich in der dynamischen Wirtschaftsmetropole Frankfurt am Main im Herzen Deutschlands. Dort ist auch eine der bekanntesten Einrichtungen, das Senckenberg Naturmuseum, angesiedelt.
Aufgaben
5. Professionelles und vorausschauendes Terminmanagement
6. Effiziente Organisation und Bearbeitung von Büro- und Sekretariatsaufgaben einschließlich strukturierter Datenpflege
7. Eigenverantwortliche Organisation und Abwicklung von Dienstreisen sowie der dazugehörigen Abrechnungen
8. Souveräne interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
9. Organisation und Betreuung von (wissenschaftlichen) Veranstaltungen und Sitzungen, in hybriden und digitalen Formaten, einschließlich Sicherstellung der reibungslosen Nutzung der Videokonferenztechnik
10. Professionelle Betreuung und Empfang externer Gäste mit hohem Maß an Serviceorientierung, Verbindlichkeit und Diskretion
11. Übernahme einer aktiven und gestaltenden Rolle im Team des Generaldirektors mit besonderer Verantwortung für die exponierte Schnittstellenfunktion und die damit verbundene Kommunikation zu internationalen Stakeholdern, Vertreter*innen zuwendungsgebender Ministerien und Gremienmitgliedern.
Profil
12. Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Verwaltung oder als Fremdsprachensekretär*in bzw. eine vergleichbare Qualifikation sowie jeweils mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
13. Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen sowie ein sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Organisationstools; hohe Offenheit für neue digitale Lösungen
14. Fähigkeit, technische Abläufe im Arbeitsalltag eigenständig und vorausschauend zu unterstützen, insbesondere bei der Vorbereitung und Durchführung virtueller oder hybrider Formate
15. Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise und souveräne Priorisierungsfähigkeit
16. Hoher Grad an Diskretion und Zuverlässigkeit
17. Bereitschaft, sich zügig in ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenfeld einzuarbeiten
18. Hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
19. Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
20. Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge und parallele Aufgaben schnell zu erfassen, zu koordinieren und nachzuhalten
21. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
22. Interkulturelle Kompetenz und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
23. Bereitschaft zur weitgehenden Präsenzarbeit unter Berücksichtigung des Tagesgeschäftes
Wünschenswert
24. Erfahrung mit SAP
25. Kenntnisse universitärer oder wissenschaftlicher Strukturen
26. Erfahrung in Veranstaltungsorganisation
Wir bieten
27. Zugang zu einem internationalen Netzwerk von Wissenschaftler*innen, politischen Entscheidungsträger*innen und Forschungsorganisationen
28. eine attraktive Tätigkeit im dynamischen Arbeitsumfeld einer weltweit anerkannten Forschungseinrichtung
29. flexible Arbeitszeiten – mobiles Arbeiten – einen Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in Senckenberg-Museen – eine tarifliche Jahressonderzahlung – tariflichen Urlaubsanspruch – betriebliche Altersvorsorge
Senckenberg engagiert sich für Vielfalt. Wir profitieren von den unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiter*innen und freuen uns über jede Bewerbung qualifizierter Kandidat*innen, unabhängig von Alter, Geschlecht oder geschlechtlicher Identität, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Kultur der Zusammenarbeit.