Executive Assistant (w/m/d) to the CEO
Schlüsselrolle in einem hoch-dynamischen Scale-up Umfeld bei Berliner Kult-Gastronomie
Berlin / Vollzeit / vor Ort
BACKGROUND
Unser Mandant ist eine der bekanntesten Burgermarken Deutschlands – entstanden 2006 aus einem Berliner Kult-Standort und heute auf starkem Wachstumskurs mit europäischer Expansion und möglicher IPO-Perspektive. Im modernen Headquarter an der Spree in Berlin-Friedrichshain/Mitte arbeitet ein rund 40-köpfiges Team aus Finance, HR, Marketing, Operations und weiteren C-Level-Funktionen eng zusammen. In diesem Umfeld übernimmst du als Executive Assistant to the C-Suite eine zentrale Schlüsselposition mit direkter Nähe zu CEO und dem Gründerteam. Gesucht wird eine erfahrene, dynamische Assistenzpersönlichkeit, die operative Exzellenz im Tagesgeschäft mit Freude an Projektarbeit rund um Expansion, Standortentwicklung und Strukturaufbau verbindet. Wenn du Ownership übernehmen möchtest und Lust auf ein skalierendes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen hast, passt diese Position hervorragend zu dir.
👥 Rund 40 Mitarbeitende im Berliner Headquater
💶 Gehaltsrahmen zwischen ca. €65.000 und €70.000 p. a.
📍 Berlin, Friedrichshain/Mitte mit Blick aufs Wasser
BENEFITS
* Attraktive Vergütung entsprechend Erfahrung und Verantwortung; Zielgehaltsband ab ca. 65.000 EUR Jahresbrutto mit Perspektive auf bis zu 70.000 EUR bei entsprechender Erfahrung.
* 13. Monatsgehalt nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit.
* Persönliche und fachliche Weiterentwicklung mit klaren Aufstiegsmöglichkeiten in Richtung strategische C-Level-Management-Unterstützung. Direkte, enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einbindung in zentrale Entscheidungs- und Expansionsprozesse.
* Arbeit in einem dynamischen Scale-up-Umfeld mit frischem Wachstumskapital und europäischer Expansion.
* Moderner Standort im Berliner HQ an der Spree (Friedrichshain/Mitte) mit hochwertiger Bürofläche und Blick aufs Wasser.
* Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit, Überstunden durch Freizeitausgleich abzubauen.
* Strukturierte Einarbeitung durch die Chief of Staff sowie enge Zusammenarbeit mit einem wachsenden, professionellen Assistenzteam.
DEINE AUFGABEN
* Umfassende Unterstützung des CEO und der C-Suite als zentrale organisatorische, kommunikative und operative Schnittstelle.
* Professionelles Management eines komplexen und hoch-dynamischen Kalenders inklusive Planung und Priorisierung von Meetings, Telefonaten sowie nationalen und internationalen Reisen.
* Vollumfängliche Reiseorganisation (inkl. Routenplanung, Buchungen, Unterlagen) und flexible Anpassung bei kurzfristigen Änderungen.
* Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung interner und externer Meetings inklusive Unterlagen, Teilnehmermanagement und Follow-ups.
* Entgegennahme, Strukturierung und Weiterleitung eingehender Telefonate, Post und Korrespondenz mit sicherem Urteilsvermögen und klaren Prioritäten.
* Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen.
* Unterstützung bei wiederkehrenden Meetings und Veranstaltungen des Führungsteams, inklusive Organisation und Ablaufkoordination.
* Enge Zusammenarbeit mit den weiteren Executive Assistants (z. B. für Founder, COO, Co-CEO) zur Sicherstellung nahtloser Übergaben, Vertretungen und gemeinsamer Standards.
* Operative und projektbezogene Zuarbeit für Expansions- und Standortprojekte, insbesondere durch Recherchen, Routenplanungen, Kalkulationen und Aufbereitung relevanter Dokumente.
* Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Strukturierung des Headquarters, z. B. beim Aufbau und der Optimierung von Onboarding-Prozessen und Abläufen.
* Übernahme spontaner Ad-hoc-Themen und projektbezogener Aufgaben über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg – mit hoher Eigenverantwortung und Ownership.
* Abstimmung mit externen Partnern, Dienstleistern und Organisationen zur Terminplanung, Projektkoordination und Pflege von Geschäftsbeziehungen.
* Bereitschaft, bei Bedarf auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten zeitkritische Themen zu begleiten.
DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN
* Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) als Executive Assistant auf C-Level, idealerweise in einem dynamischen Gastronomie-, Hospitality- oder Dienstleistungsunternehmen bzw. vergleichbar schnelllebigen Servicebranchen.
* Nachweisbare Erfahrung im Management komplexer Kalender, internationaler Reisen und hochpriorisierter Führungskräftethemen.
* Stark ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Präzision und eine ausgeprägte Liebe zum Detail.
* Unternehmerisches Mindset mit Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Themen eigenständig voranzutreiben.
* Sehr gute Projektmanagement-Skills, idealerweise mit Erfahrung in Expansions-, Standort- oder immobiliennahen Projekten.
* Proaktive, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise mit klarer Priorisierung und strukturierter Herangehensweise – auch bei wechselnden Anforderungen.
* Hohe Belastbarkeit und Resilienz in einem schnelllebigen Scale-up-Umfeld mit sich häufig ändernden Prioritäten.
* Souveräne, professionelle Kommunikation auf allen Hierarchieebenen und sicherer Umgang mit anspruchsvollen Führungspersönlichkeiten.
* Ausgeprägte zwischenmenschliche Kompetenzen, Fingerspitzengefühl und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Themen.
* Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint); Erfahrung mit Concur ist ein Plus.
* Sicheres, stilsicheres Auftreten und Freude an einem modernen, internationalen Setting.
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
* Hohe zeitliche und inhaltliche Flexibilität sowie Bereitschaft, die sprichwörtliche „Extra-Meile“ zu gehen.
GUT ZU WISSEN
Dich erwartet ein dynamisches, wachstumsorientiertes Umfeld mit starkem Gründer- und Leadership-Team, das die Marke konsequent weiterentwickelt. Das Headquarter in Berlin an der Spree bietet ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Nähe zur Geschäftsführung. Die Zusammenarbeit ist geprägt von Professionalität, unternehmerischem Denken und einem klaren Leistungsanspruch – gleichzeitig wird großer Wert auf ein respektvolles Miteinander und verlässliche Teamarbeit gelegt. Du arbeitest eng mit der Chief of Staff und den weiteren Executive Assistants zusammen, profitierst von einer strukturierten Einarbeitung und übernimmst frühzeitig Verantwortung für eigene Themen. Die Rolle ist als Präsenzposition im HQ angelegt; Homeoffice ist punktuell möglich, wenn der CEO unterwegs ist. Arbeitszeitlich bewegst du dich im Rahmen eines Vollzeit-Set-ups mit Beginn zwischen 8 und 9 Uhr und der Flexibilität, in Spitzenzeiten auch abends verfügbar zu sein – unterstützt durch ein Arbeitszeitkonto, über das Mehrarbeit in Freizeit ausgeglichen werden kann.