Nutzen Sie Ihre Chance und werden Sie Teil unserer modernen, kompetenten und servicestarken Stadtverwaltung! Wir bieten Ihnen vielfältige und abwechslungsreiche Aufgabengebiete mit persönlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem attraktiven Umfeld.
Lernen Sie uns kennen!
Für den Fachbereich IT und Digitalisierung suchen wir eine
Assistenz der Fachbereichsleitung (m, w, d)
Sie sind operativ für zahlreiche administrative Prozesse im Fachbereich verantwortlich und unterstützen so maßgeblich die Digitalisierung unserer Stadt. Diese Prozesse gestalten Sie mit Ihren Ideen, Ihrer Erfahrung und Ihrem Organisationstalent ganzheitlich und kontinuierlich mit. Darüber hinaus unterstützen Sie unsere Projektverantwortlichen und Mitarbeitenden bei der Planung, Organisation und Durchführung unterschiedlichster Projekte als Projektassistenz.
Wir bieten Ihnen eine bis zum 31.12.2026 befristete Teilzeitstelle mit einem Beschäftigungsumfang von 50 %, die mit Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet ist.
Ihre Aufgaben
1. Erste Ansprechperson der Fachbereichsleitung sowie zentral für alle Mitarbeitenden und externe Kontakte
2. Eigenständige Organisation von Sekretariatsabläufen, Terminen, Recherchen, Korrespondenz, Protokollen und Präsentationen
3. Vorbereitung und Erstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen sowie von Vorlagen für die städtischen Gremien
4. Organisation von Dienstreisen sowie Vorbereitung und Mitwirken bei Terminen und Events
5. Mitwirkung bei der Haushaltsplanerstellung
6. Operative Unterstützung bei den Prozessen der Beschaffung, Materialwirtschaft und Inventarisierung
7. Planung, Organisation und Durchführung unterschiedlichster Projekte als Projektassistenz
Ihr Profil
8. Eine abgeschlossene Ausbildung, die Sie für Assistenz- und Sekretariatsaufgaben qualifiziert (zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
9. Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion für leitende Mitarbeitende
10. Gute Kenntnisse in den MS-Office Produkten
11. Hohes Interesse an der Neugestaltung und laufenden Optimierung interner Abläufe sowie Kommunikationsstärke
12. Die Fähigkeit, komplexe Abläufe und Zusammenhänge schnell zu erfassen und einzuordnen
13. Verantwortungsbewusste, strukturierte und konzentrierte Arbeitsweise
14. Souveränes und freundliches Auftreten, Serviceorientierung, inhaltliche und bei Bedarf auch zeitliche Flexibilität sowie Kreativität
Wir bieten
15. Familienfreundliche Gleitzeitregelung, mobile Arbeit
16. Gute Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
17. Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch interne und externe Fortbildung, Coaching, Mitarbeitergespräche sowie Firmenfitness
18. Ferienbetreuung für Schulkinder berufstätiger Eltern
19. Ein städtisches Betriebsrestaurant, in dem auch Kinder herzlich willkommen sind
20. Fahrtkostenzuschüsse für den ÖPNV und für die Fahrt mit dem Fahrrad zur Arbeit
21. Fahrradleasing
22. Eine Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD