Teilzeit 20 Std./Woche (mit Möglichkeit auf Vollzeit)
Köln (Präsenz) | Ab sofort
Über uns
Die Mindset Media GmbH ist eine etablierte Kölner Eventagentur mit über 20 Jahren Erfahrung und Start-up-Mentalität. Neben unserem international bekannten Format Dinner in the Sky entwickeln wir aktuell einen neuen Weihnachtsmarkt in Köln.
Wir sind ein siebenköpfiges Team mit kurzen Entscheidungswegen, viel Eigenverantwortung und echter Hands-on-Kultur.
Aufgaben
Deine Rolle
Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und hältst operativ wie administrativ den Rücken frei. Du organisierst unser Back-Office, denkst vorausschauend mit und übernimmst Verantwortung – strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert.
Deine Aufgaben
Assistenz & Organisation
* Unterstützung im Tagesgeschäft, Termin- und Reiseplanung
* Schnittstelle zu Team, Partnern und Dienstleistern
* Strukturierung und Optimierung interner Abläufe
Office- & Back-Office-Management
* Büroorganisation, Post, Ablage, Dokumentenmanagement
* Vertragsmanagement und Begleitung rechtlicher Themen
* Administrative Betreuung immobilienbezogener Themen
Projektunterstützung
* Koordination von Dienstleistern, Terminen und Deadlines
* Recherchen, Vertragsvorbereitungen
* Mitarbeit an laufenden Projekten
Vorbereitende Buchhaltung
* Rechnungsein- und -ausgang
* Zahlungsverkehr
* Vorbereitung für Steuerberatung
* Mitwirkung bei vorbereitender Lohnbuchhaltung
Personaladministration
* Unterstützung bei Verträgen, Abrechnungen und HR-Themen
Qualifikation
Was du mitbringst
* Erfahrung in Assistenz, Administration oder Office Management
* Kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation (Quereinstieg möglich)
* Strukturierte, selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise
* Organisationstalent und Freude an Verantwortung im kleinen Team
* Interesse an rechtlichen Themen
* Zahlenverständnis und Sorgfalt im buchhalterischen Bereich
* Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
* Sicherer Umgang mit MS Office & digitalen Tools
* Offenheit für moderne Arbeitsweisen und KI-Anwendungen
Benefits
Was wir bieten
* Vielseitige Schlüsselrolle mit Gestaltungsspielraum
* Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
* Außergewöhnliche Eventprojekte mit internationaler Reichweite
* Sympathisches, kleines Team mit kurzen Wegen
* Moderner Arbeitsplatz in Köln
* Unbefristete Festanstellung
* Flexible 20-Stunden-Woche (nach Absprache)
Warum diese Rolle besonders ist
Diese Position ist ideal für dich, wenn du:
* gerne organisierst und Strukturen schaffst
* Verantwortung liebst
* gerne mitdenkst statt nur abarbeitest
* einen abwechslungsreichen Alltag suchst
* sowohl Zahlen als auch Menschen und Projekte spannend findest
Wenn du eine Rolle suchst, in der du wirklich gebraucht wirst – nicht nur verwaltest, sondern mitgestaltest – dann sollten wir uns kennenlernen.