Ihr Verantwortungsbereich
Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
1. Sie organisieren das Chefarztsekretariat eigenständig und kollegial
2. Sie übernehmen Schreibtätigkeiten
3. Sie sind Ansprechpartnerin für die organisatorischen Belange der Klinikmitarbeiter
4. Sie planen und koordinieren Termine der Ambulanz und Privatambulanz
5. Sie bearbeiten die allgemeine Korrespondenz sowie den Posteingang und Postausgang
6. Sie übernehmen die elektronische Dienstplan- und Urlaubsplangestaltung
7. Sie planen und organisieren Veranstaltungen
8. Sie organisieren Dienstreisen
9. Sie erstellen Präsentationen, Statistiken und Berichte
Administrative Aufgaben
10. Koordination des Vertretungsteams und der Prozesse
11. Koordination und Kontrolle der Urlaubsplanung des Vertretungsteams und der Chefarztsekretariate
12. Einteilung der Mitarbeiter zur Krankheits- und Urlaubsvertretung
13. Sie nehmen an Dienstberatungen teil
14. Führen von Mitarbeitergesprächen
15. Ansprechpartner der Chefärzte und Chefarztsekretariate
16. Einarbeitung neuer Mitarbeiter
17. Klärung von prozessorganisatorischen Sachverhalten
Vertretung der Sekretariate des Vorstandsvorsitzenden und der Wissenschaftlichen Vorständin
18. Vollumfängliche Vertretung des Sekretariats der Geschäftsführung
19. Ansprechpartner für andere Sekretariate, Stabstellen (QM, Presse, MWFK)
20. Beschaffungsanträge für Arbeitsplatzausstattung bei Neueinstellung im Vorstandsbereich, Unterstützung des Ankommens neuer Mitarbeitender im Vorstandsbereich
Ihr Profil
21. Sie besitzen mind. eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (oder andere einschlägige dreijährige Berufsausbildung), bevorzugt einen erweiterten Abschluss
22. Berufserfahrung in der Leitung eines Sekretariates ist von Vorteil, jedoch keine Bedingung
23. Sie verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, einen sicheren Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und der medizinischen Nomenklatur sowie Grundkenntnisse in Englisch
24. Sie haben sehr gute Umgangsformen und treten sensibel und fachkundig im Umgang mit Patienten und Mitarbeitern auf
25. Sie besitzen eine selbstständige, ergebnisorientierte Arbeitsweise und Durchsetzungsvermögen sowie analytisch-konzeptionelles Denkvermögen und eine sichere Urteilskraft
26. Sie arbeiten zuverlässig und vertrauenswürdig
27. Sie sind bereit, sich kontinuierlich fort- und weiterzubilden
28. Sie sind offen für Veränderungsprozesse und unterstützen diese aktiv
29. Sie arbeiten gern in einem diversen und internationalen Team
Das bieten wir Ihnen
30. Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeitbeschäftigung
31. Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
32. Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
33. Ein Entgelt nach TV-MUL
34. 30 Tage Urlaub
35. Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
36. Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
37. Mitarbeiterveranstaltungen