Ihre Aufgaben
In dieser vertrauensvollen und vielseitigen Position unterstützen Sie den CEO sowie das Family Office bei organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts und tragen damit wesentlich zum Erfolg des Unternehmens bei.
Sekretariats- und Office-Aufgaben:
* Eigenständige Unterstützung des CEOs im Tagesgeschäft
* Planung, Koordination und Überwachung von Terminen und Meetings
* Verwaltung von Kalendern und Einladungen sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern
* E-Mail-Management, Priorisierung und Beantwortung von Anfragen nach Vorgabe
* Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Protokollen und Unterlagen
* Organisation und Betreuung von Gästen, Sitzungen und Konferenzen
* Pflege und Verwaltung relevanter Dokumente (digital und/oder physisch)
* Unterstützung bei administrativen Themen wie Fristenüberwachung oder Vorbereitung von Unterlagen für externe Partner (z. B. Anwälte, Steuerberater oder Dienstleister)
Reiseorganisation und -abrechnung:
* Planung und Buchung von Geschäftsreisen
* Erstellung übersichtlicher Reiseunterlagen und Kontaktlisten
* Ansprechperson für kurzfristige Änderungen oder Notfälle während der Reise
* Erfassung und Vorbereitung von Reisekosten-, Auslagen- und Spesenabrechnungen
* Pflege und Mitgestaltung von Prozessen und Vorlagen im Abrechnungswesen
Ihr Umfeld
* Sie berichten direkt an den CEO und Mitglieder des Family Offices und arbeiten eng mit internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern zusammen.
Ihr Profil
* Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach, Fremdsprachenkorrespondenz) oder eine vergleichbare Qualifikation.
* Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz, Office oder Managementfunktion.
* Sie sind vertraut mit dem Reisemanagement und der Vorbereitung von Reise und Auslagenabrechnungen.
* Der sichere Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel; PowerPoint nach Bedarf) gehört für Sie zum Arbeitsalltag.
* Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen willkommen.
* Diskretion, Loyalität und eine ausgeprägte Serviceorientierung zeichnen Sie aus.
* Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und vorausschauend – auch in Phasen mit hoher Termindichte.
* Sie überzeugen durch Organisationstalent, eine pragmatische Hands on Mentalität und Offenheit für moderne, digitale Tools.
Wir bieten
* Engagement für Umweltschutz und Arbeitssicherheit: Zusammen mit Ihnen leisten wir bei DENIOS einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz und zur Sicherheit der Mitarbeiter unserer Kunden.
* Wettbewerbsfähige Vergütung: Wir bieten ein attraktives Gehaltspaket.
* 30 Tage Urlaub: Genießen Sie ausreichend Zeit für Erholung und persönliche Freiheit.
* Flexible Arbeitszeiten / Gleitzeit: Gestalten Sie Ihren Arbeitstag flexibel und profitieren Sie von unserer Gleitzeitregelung.
* Betriebliche Altersvorsorge: Sichern Sie Ihre finanzielle Zukunft mit unserer betrieblichen Altersvorsorge.
* E-Bike-Leasing: Nutzen Sie unser attraktives E-Bike-Leasing-Angebot für einen umweltfreundlichen und gesunden Arbeitsweg.
* E-Ladesäulen: Profitieren Sie von günstigen Mitarbeitenden-Tarifen.
* Betriebsrestaurant: Genießen Sie Frühstück und Mittagessen auf hohem Niveau und durch DENIOS bezuschusst.