Teamassistenz für siemens (m/w/d)

Für unseren Kunden suchen wir eine Teamassistenz (m/w/d).

Stellenbeschreibung:

• Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Besprechungen (inkl. professionellem Kalender-Management).
• Organisation von Dienstreisen inkl. Reisemittelbuchung, Logistik, Visabestellungen sowie Reisekostenabrechnung über SAP Concur; bei Auslandsreisen Erstellung von Risikobewertungen im Tool.
• Planung und Durchführung von Workshops, Schulungen und besonderen Veranstaltungen – inkl. Buchung geeigneter Tagungsräume und technischem Equipment; bei externen Dienstleistern Bestellung und Abwicklung.
• Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Analysen und inhaltlichen Unterlagen.
• Administrative Unterstützung der gesamten Organisation bei organisatorischen Themen – u. a. projektbezogene Bestellungen sowie Rechnungsnachverfolgung und -bearbeitung inkl. Weiterleitung an Bedarfsträger.
• Bestellwesen: Erstellung von Warenkörben für direktes und indirektes Material; bei Bedarf Angebotseinholung, Erstellung von Warenkorbbegleitpapieren und Checklisten.
• Unterstützung bei der Bestellung/Abwicklung externer Leistungen sowie bei Bestellungen im Kontext technischer Dokumentation und Übersetzungen.
• Zeitwirtschaft und Zeiterfassung: Bearbeitung von Gleitzeit- und Mehrarbeitsanträgen, Ansprechpartner*in bei Saldenkappung sowie Übernahme der Rolle als Gleitzeitbeauftragte*r nach strukturierter Einarbeitung.
• Zeitwirtschaft & Zutrittsmanagement: Pflege/Beantragung von Zutrittsberechtigungen für Sonderzonen sowie Unterstützung bei Zugriffsberechtigungen in internen Systemen.
• Betreuung internationaler Kolleg*innen und Werkstudent*innen: Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Fragestellungen sowie Übernahme von Sonderthemen und Ad-hoc-Projekten.

Ihr Profil:

• Sie haben eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und bringen Ihre fachliche Kompetenz mit einem hohen Qualitätsanspruch in Ihre tägliche Arbeit ein.
• Sie verfügen über langjährige internationale Erfahrung als Administrative Assistant bzw. Leitungsassistenz auf Führungsebene und verstehen es, Führungskräfte und Teams im komplexen Umfeld professionell, vorausschauend und partnerschaftlich zu unterstützen.
• Sie bringen fundierte Erfahrung im modernen Office-Management mit – insbesondere in der Termin- und Reisekoordination, in der Organisation von Meetings und Veranstaltungen sowie in der administrativen Begleitung von Projekten.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Umfeld sowie Erfahrung im Einsatz moderner Konferenz- und Zusammenarbeitstools (z. B. MS Teams) und nutzen diese sicher.
• Idealerweise sind Sie mit internen Tools und Prozessen (z. B. HR WebServices, myMall/OneSRM, SAP Concur, SAP Fieldglass, WebInvoice, SATO) vertraut und finden sich schnell in neuen Systemlandschaften zurecht.
• In der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Schulungen und Workshops bringen Sie Ihre strukturierte Arbeitsweise ebenso ein wie Ihr Gespür für Details und eine angenehme, professionelle Atmosphäre.

Ihr Vorteil:

• Vielfältige Einsatz- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Hochwertige kostenlose persönliche Schutzausrüstungen sowie arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung
• Gesundheitsförderung durch Präventionskurse, Vorsorgeuntersuchungen und Mental Health Ansprechpartner
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Mitarbeiterrabatte bei attraktiven Marken aus den Bereichen Entertainment, Fitness, Wohneinrichtung, Bekleidung, uvm. (Corporate Benefits)
• Intensive Betreuung durch einen festen Ansprechpartner (inkl. regelmäßiger Feedbackgespräche und Infoveranstaltungen)
• Mitarbeiter-App und Arbeitszeitkonto für die unkomplizierte Abwicklung von Anliegen, wie z.B. dem Urlaubsantrag und mehr Flexibilität durch exakte Stundenerfassung
• Teamevents (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Bowling, uvm.)

Ihr Kontakt zu Hofmann:

Bewerben Sie sich noch heute! Gerne beantworten wir Ihre Fragen per E-Mail unter folgender Adresse: nicole.balzer@hofmann.info