Telefon- und Büroorganisation:
* Bearbeitung von Telefonanrufen
* Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung
* Organisation von Meetings
* Telefonische Terminvereinbarungen für die Geschäftsführung
* Pflege von Kundendateien, Masterlisten und Datenbanken
* Versandvorbereitungen und Organisation des Magazinversands
* Optimierung von Prozessen und Dokumentation zur Effizienzsteigerung
* Schnittstelle zur Produktionsagentur
* Materialbestellungen
* E-Mail- und Postbearbeitung
Organisation von Veranstaltungen:
* Ortsbegehung, Protokollführung und Organisation der Veranstaltungen
* Gästelistenpflege, Einladungen und Namensschildermanagement
* Kommunikation mit Gästen und Partnern per E-Mail und Telefon
Buchhaltung und Finanzen:
* Buchung und Dokumentation von Eingangsbelegen, Gutschriften und Kassenführung
* Verwaltung der Mitarbeiter- und Lohnabrechnungen sowie Urlaubsanträge
* Kommunikation mit der Steuerberatung
Produktionsaufgaben:
* Erstellung und Pflege von Seiten- und Produktionsplänen
* Abstimmung von Anzeigen, Redaktionen und Texten mit Vertrieb und externen Partner:innen
* Kapazitätsplanung und Koordination mit externen Redakteur:innen
* Überprüfung und Nachforderung von Druckunterlagen, sowie Erstprüfung der Inhalte auf Tauglichkeit
* Organisation von Korrekturen und Freigaben in Zusammenarbeit mit Grafik und Agentur
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