Im Institut für Funktionale Materialien für Nachhaltigkeit suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung bilingual - Deutsch/Englisch - zunächst befristet auf 2 Jahre. Dies ist eine Teilzeitstelle am Campus Teltow mit 25-30 Stunden/Woche, teilweise zuständig auch für das zweite, hier ansässige Institut für Aktive Polymere.
Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik.
Ihre Aufgaben
Organisatorische und administrativ-kaufmännische Tätigkeiten für das gesamte Institut und als Assistenz für die Institutsleitung in Englisch und Deutsch:
1. interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
2. Kalenderpflege für die Institutsleitung
3. Zusammenstellung von Entscheidungsvorlagen inkl. der Sicherstellung der Zuarbeiten
4. eigenständige Organisation von Dienstreisen (auch international) für die Institutsleitung inkl. der Einholung von Visa etc. sowie der Abwicklung der Reisekostenabrechnung gem. Bundesreisekostengesetz (BRKG)
5. Pflege des Abwesenheitskalenders der Institute (inkl. interner Krank- und Gesundmeldungen)
6. Unterstützung der Institutsleitung bei Personalvorgängen (inkl. der Bearbeitung des Zugangsprozesses für Betriebsfremde)
7. Organisation von Veranstaltungen (national und international) gemäß geltendem Vergaberecht
8. Bürobedarfs- und Bewirtungsmanagement (inkl. Beschaffung)
9. andere administrative Aufgaben könnten je nach Anfall übertragen werden
Ihr Profil
10. erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fremdsprachensekretär/in
11. einschlägige Berufserfahrung, gerne im internationalen Umfeld. Erfahrungen im wissenschaftlichen Sektor oder der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil
12. sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
13. sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
14. systematische, zielorientierte und selbständige Arbeitsweise
15. hervorragende Organisationsfähigkeit, auch in Zeiten hohen Arbeitsanfalls
16. erfolgreiche/r und vorausschauende/r Kommunikator/in
17. souveränes, serviceorientiertes und freundliches Auftreten
18. hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
19. hohe Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an
Frau Sabine Benner
Wir bieten Ihnen
20. eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungszentrum mit rund 1.000 Beschäftigten aus mehr als 60 Nationen
21. einen gut angebundenen Forschungscampus (ÖPNV‑Bus) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung
22. individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
23. Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 nach TV EntgO Bund
24. eine hervorragende technische Infrastruktur und eine moderne Arbeitsplatzausstattung
25. 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
26. sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
27. familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. Eltern-Kind-Zimmer
28. kostenloses Employee Assistance Program (EAP)
29. Corporate Benefits
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.