Deine Aufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant unterstützt Du unseren CEO in strategischen und operativen Belangen, optimierst Prozesse und Prioritäten und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.
Strategische Unterstützung des CEO
* Proaktive Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf den Unternehmenszielen und Zeitplänen.
* Analyse und Vorbereitung strategisch relevanter Informationen für Entscheidungen.
* Vertretung des CEO in Meetings, bei denen operative Steuerung oder Abstimmung erforderlich ist.
Effektives Kalender- und Zeitmanagement
* Verwaltung und Optimierung des komplexen Kalenders des CEOs, einschließlich interner und externer Termine.
* Sicherstellung, dass Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen übereinstimmen.
* Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen, Partnern und externen Stakeholdern.
Management von Meetings und Kommunikation
* Vorbereitung, Organisation und Moderation von Management- und Führungstreffen, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
* Aktive Kommunikation mit dem Advisory Board, Gesellschaftern und anderen Führungskräften, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
* Für eingehende und ausgehende Nachrichten Management und Durchführung der Korrespondenz der E-Mail Inbox und LinkedIn Account des CEOs .
* Externe Kommunikation für den CEO (z.B. LinkedIn Account) .
* Nachverfolgung von zu erwartenden Antworten bei vom CEO versendeten Emails, Teams Nachrichten, Jira Tickets oder Confluence Posts.
* Erstellung von umfangreichen Power Point Präsentation und Vorträgen für den CEO.
Leitung und Unterstützung strategischer Projekte
* Eigenständige Leitung ausgewählter Projekte des CEOs, vom Kick-off bis zur Umsetzung.
* Monitoring von Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen.
* Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Systeme.
Administrative Exzellenz
* Management von vertraulichen Dokumenten und Informationen, dabei absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
* Unterstützung bei Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und organisatorischen Details.
* Sicherstellung, dass administrative Abläufe reibungslos und effizient ablaufen.
* Absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
* Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
* Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
* Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1/C2)
* Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
* Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen
Warum wir?
* Gestalte die Zukunft mit, indem du den Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagerst
* Arbeite an hochmodernen Marktplatz- und Softwarelösungen, die die gesamte Logistikbranche beeinflussen
* Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, in dem das Senior Management umfassende Erfahrung aus der Unternehmens- und Gründerwelt mitbringt
* Internationales Umfeld mit Standorten in Frankfurt, Hamburg, Izmir und Rotterdam
* Genieße ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein attraktives Gesamtpaket, das folgende Vorteile umfasst:
o Hybrides Arbeiten bis hin zu vollständigem Remote-Arbeiten über mehrere Wochen
o Bezuschusstes Deutschland-Ticket oder Givve-Card
o Fahrrad-Leasing-Programme über JobRad oder BusinessBike
o Budget für deine berufliche Weiterentwicklung
o Hochwertige IT-Ausstattung deiner Wahl
o Diverse Team-Events
Über uns
Das Freight-Tech-Scale-up Rail-Flow mit über 100 Mitarbeitenden revolutioniert die Effizienz und den Zugang zum Schienengüterverkehr sowie zum intermodalen Transport. Die innovative Rail-Flow-Plattform bietet maßgeschneiderte Lösungen wie Marktplatz-, Kollaborations-, CRM- und Transportmanagement-Tools, die sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette der Bahnlogistik optimieren.
Durch die Beschleunigung von Abläufen und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Schiene leistet Rail-Flow einen entscheidenden Beitrag zur Verlagerung des Verkehrs von der Straße auf die Schiene und somit zur Reduktion von CO2-Emissionen. Bereits über 500 Unternehmen – darunter Güterbahnen, Bahnspediteure, intermodale Operateure, Verlader und Lkw-Spediteure – vertrauen auf die Lösungen von Rail-Flow.