Details zu diesem Stellenangebot
Jobtitel Office Manager/in (m/w/d) Einsatzbereich Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie Stellenart Nichtwissenschaftliche Stelle Stellen-ID 12500 Eintritt Nächstmöglicher Zeitpunkt Umfang Vollzeit; 38,5 Std. Vertragsart Unbefristet Vergütung EG 8 TV-L Rückfragen an
Prof. Dr. med. Payam Akhyari ()
Prof. Dr. med. Matthias Klaus Thielmann ()
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Ihre Aufgaben
1. Eigenständige Organisation, Strukturierung und Leitung des Chefarztsekretariats
2. Entgegennahme von Telefonaten, Erledigung des Postein- und ausgangs, Bestellwesen)Terminplanung, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von SitzungenOrganisation und Koordination von Terminen, Meetings, Vorträgen und Dienstreisen sowie Bearbeitung der notwendigen FormalitätenErstellung medizinischer Dokumente (z. B. Arztbriefe, OP-Berichte, Gutachten) nach DiktatEmpfang und Bewirtung von nationalen und internationalen GästenPflege der Homepage
3. Koordination und Führung des gesamten Sekretariatsteams
4. Überwachung und Delegation der fristgerechten Arztbrieffreigabe sowie ICD- und OPS-Kodierung
5. Ansprechpartner/in für Patienten und Patientinnen, interne und externe Partner und Vertreter der Medizinindustrie
6. Verwaltung und Digitalisierung von Patientendaten und Dokumenten
7. Dienstplanerstellung, Urlaubskoordination und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
8. Koordination von Personalangelegenheiten, z. B. Überwachung von Vertragsabläufe, Verwaltung von Bewerbungen etc.
9. Optimierung von Arbeitsabläufen und Qualitätssicherung im Sekretariatsbereich
10. Enge Zusammenarbeit mit ärztlichem und pflegerischem Personal
11. Mitarbeit bei Abrechnung, Leistungszahlen und -statistik und administrativen Sonderprojekten
12. Überwachung der Drittmittelgelder der Klinik
13. Verantwortung für Schlüssel / Transponder etc. der Klinik
Ihr Profil
14. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
15. Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
16. Sehr gute EDV-Kenntnisse: MS Office, Videokonferenzen
17. Erfahrung im Bereich "Teamleitung" ist erforderlich
18. Wünschenswerte EDV-Kenntnisse: Medico, SP-Expert
19. Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur
20. Erfahrung in kooperativer interprofessioneller Zusammenarbeit ist erwünscht
21. Einwandfreie Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
22. Freundliches, sicheres und gepflegtes Auftreten
23. Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Flexibilität und Teamfähigkeit
24. Bereitschaft zur Kooperation mit unterschiedlichen Berufsgruppen in der Klinik
Freuen Sie sich auf
25. Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
26. Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
27. 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
28. Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
29. Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
30. Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
31. Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
32. Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
33. Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze
Rahmenbedingungen
34. Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
35. Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
36. Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
37. Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
38. Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.
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