Deine Aufgaben
* Empfang von externen Besuchern sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
* Verantwortung für die Telefonzentrale und Sicherstellung der durchgängigen Erreichbarkeit
* Erster Ansprechpartner für alle organisatorischen Themen der Mitarbeiter
* Verantwortung der Sekretariatsaufgaben z.B.: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
* Korrespondenz mit Externen in Deutsch und Englisch
* Vertragsverwaltung (z. B. Leasing, Versicherungen, Dienstleister, etc. …)
* Fuhrparkmanagement (Poolfahrzeuge, Leasingfahrzeuge, Segways)
* Selbstständige Organisation des gesamten Office Managements wie z.B.: Kontakt zu externen Lieferanten und Kunden
* Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen (frisches Obst, Getränke, Büromaterial, Briefmarken, Möbel, etc. …)
* Gebäudemanagement z.B. Planung und Organisation von Umbauten, Arbeitssicherheit und Erledigung von Besorgungen
Dein Profil
* Sicherer Umgang mit MS Office Programmen, CRM (Adressen anlegen) sowie DHL Labeln
* Freundliches und sympathisches Auftreten
* Teamplayer mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management/ Assistenz
* Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
* Führerschein Klasse B
* Bereitschaft ausschließlich aus unserem Office in Karlsruhe zu arbeiten.
Dein zukünftiger Arbeitsplatz
* Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
* Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE Team
* Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
* Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
* Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Du dich an Deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
* Viel Gestaltungspielraum für Ideen und Lösungen
* Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
* Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen