Ihr Verantwortungsbereich
Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
* Organisation: Sie führen das Chefarztsekretariat eigenständig und kollegial und sind zentrale Ansprechpartner:in für die organisatorischen Belange der Klinikmitarbeitenden.
* Schreibtätigkeiten & Korrespondenz: Sie übernehmen alle administrativen Aufgaben, bearbeiten die allgemeine Korrespondenz sowie den Posteingang und -ausgang.
* Terminmanagement: Sie planen und koordinieren Termine für Ambulanz und Privatambulanz.
* Dienstplanung: Sie gestalten eigenständig den elektronischen Dienst- und Urlaubsplan.
* Veranstaltungen & Reisen: Sie planen, organisieren und bereiten Veranstaltungen vor und übernehmen die Organisation von Dienstreisen.
* Berichte & Auswertungen: Sie erstellen Präsentationen, Statistiken und Berichte zur Unterstützung der Klinikleitung.
Administrative Aufgaben
* Teamkoordination: Sie koordinieren das Vertretungsteam und die damit verbundenen Prozesse.
* Urlaubsplanung: Sie koordinieren und kontrollieren die Urlaubsplanung des Vertretungsteams sowie der Chefarztsekretariate.
* Vertretungseinteilung: Sie teilen Mitarbeitende für Krankheits- und Urlaubsvertretungen ein.
* Dienstberatung & Mitarbeitergespräche: Sie nehmen an Dienstberatungen teil und führen Mitarbeitergespräche.
* Ansprechpartner: Sie sind zentrale Ansprechperson für Chefärzte und Chefarztsekretariate.
* Einarbeitung & Prozessklärung: Sie unterstützen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender und klären prozessorganisatorische Sachverhalte.
Vertretung der Sekretariate des Vorstandsvorsitzenden und der Wissenschaftlichen Vorständin
* Sekretariatsvertretung: Sie übernehmen die vollumfängliche Vertretung des Sekretariats der Geschäftsführung.
* Ansprechpartner: Sie sind zentrale Ansprechperson für andere Sekretariate und Stabstellen, z. B. QM, Presse und MWFK.
* Beschaffungs- und Onboarding-Unterstützung: Sie bearbeiten Beschaffungsanträge für die Arbeitsplatzausstattung neuer Mitarbeitender im Vorstandsbereich und unterstützen das Ankommen neuer Teammitglieder.
Ihr Profil
* Ausbildung: Sie verfügen mindestens über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine andere einschlägige dreijährige Berufsausbildung; ein erweiterter Abschluss ist von Vorteil.
* Berufserfahrung: Idealerweise bringen Sie Erfahrung in der Leitung eines Sekretariats mit, dies ist jedoch keine Voraussetzung.
* Fachkenntnisse: Sie verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, einen sicheren Umgang mit deutscher Rechtschreibung und medizinischer Nomenklatur sowie Grundkenntnisse in Englisch.
* Kommunikation & Auftreten: Sie haben exzellente Umgangsformen und treten sensibel sowie fachkundig im Kontakt mit Patienten und Mitarbeitenden auf.
* Arbeitsweise & Kompetenzen: Sie arbeiten selbstständig, ergebnisorientiert und verfügen über Durchsetzungsvermögen, analytisch-konzeptionelles Denkvermögen und sichere Urteilskraft.
* Zuverlässigkeit: Sie arbeiten zuverlässig und vertrauenswürdig.Fort- und Weiterbildung: Sie sind bereit, sich kontinuierlich fort- und weiterzubilden.
* Veränderungsbereitschaft: Sie sind offen für Veränderungsprozesse und unterstützen diese aktiv.
* Teamarbeit: Sie arbeiten gerne in einem diversen und internationalen Team.
Das bieten wir Ihnen
* Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeitbeschäftigung
* Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
* Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
* Ein Entgelt nach TV-MUL
* 30 Tage Urlaub
* Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
* Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
* Mitarbeiterveranstaltungen
*Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.