Dein neuer Job im Bereich Engineering, IT & Office
Werde jetzt Teil eines starken Teams!
Wir suchen ab sofort in Stuttgart eine/n Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d) .
Profil
* Abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung.
* Praktische, mehrjährige Berufserfahrung in der Abwicklung von Büroprozessen.
* Langjährige Berufserfahrung in der Assistenz
* Sehr gute Kommunikationskompetenz in der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
* Beherrschung gängiger PC-Anwendungen (MS Office) und Kommunikationsmittel
* Kenntnisse und idealerweise Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
* Fähigkeit und Erfahrung im Umgang mit Regelwerken und Gesetzen
* Umfassendes Verständnis für Gesamtzusammenhänge und Verfahrensabläufe
* Grundverständnis für Wirtschaftlichkeit (Fähigkeit, Kosten-Nutzen-Abwägungen vorzunehmen)
Aufgaben
* Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache für die Abteilungsleitungen
* Organisation und Koordination von Besprechungsterminen inkl. Raumbuchung und Bewirtung
* Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings und Arbeitssitzungen
* Erstellung und Prüfung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten in deutscher und englischer Sprache sowie Vereinheitlichung und Aufbereitung von Inhalten aus verschiedenen Quellen
* Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostenverordnung und internen Richtlinien
* Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse im Assistenzbereich
* Prüfung und Freigabe der Zeiterfassungen der Mitarbeitenden zur Sicherstellung einer korrekten Abrechnung
* Zusammenstellung von Projektberichten und Präsentationen sowie Strukturierung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen
* Organisation von Projektbesprechungen und Reviews einschließlich Protokollführung und Kommunikation der Ergebnisse
* Erfassung und Nachverfolgung von Aktivitäten und Arbeitsschritten zur termingerechten Projektabwicklung
* Aufbereitung von Zahlen, Daten und Fakten für das Berichtswesen
* Vertretung der Assistenz der Institutsleitung
Was wir bieten
* Attraktives Tarifgehalt inkl. Jahressonderzahlung – faire Bezahlung mit regelmäßiger Anpassung über Tarifverhandlungen
* Work-Life-Balance im Fokus – 32 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten/ Arbeitsmodelle sowie Zuschuss zum Wellpass für Sport- und Wellnessangebote für eine gesunde Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
* Verkürzte Probezeit – nach nur 3 Monaten voll an Bord
* Karriere & Entwicklung – spannende Aufgaben mit echten Perspektiven zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
* Prämienprogramm „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ – weil wir wissen, dass gute Empfehlungen Gold wert sind
* Exklusive Chancen – Zugang zu den Hidden Champions der Region und spannenden Projekten in zukunftsstarken Branchen
* Finanzielle Extras – steuerfreier Fahrtkostenzuschuss sowie Unterstützung bei einer Zweitwohnung ab 100 km Entfernung
* Individuelle, schnelle und unkomplizierte Betreuung – direkte Ansprechpartner, kurze Entscheidungswege und eine persönliche, wertschätzende Kommunikation
Kontakt
Maria Occhiuzi
Recruiterin
E: m.occhiuzzi@alphaengineering.eu