Deine Aufgaben
Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und hast Freude an Zahlen, Ordnung und administrativen Prozessen? Du möchtest ein wachsendes Agenturumfeld aktiv unterstützen und Verantwortung im Finanz- und Organisationsbereich übernehmen?
Dann suchen wir dich als Kaufmännische Assistenz (m/w/d) in Dortmund (Zentrale) für die folgenden Aufgaben in Teilzeit (12-20 Stunden pro Woche):
* Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung für die Steuerberatung
* Verarbeitung von Bewirtungsbelegen, Tankbelegen, Spesen und Reisekosten
* Sortieren, Scannen und digitales Hochladen von Belegen
* Kommunikation zur monatlichen Buchführung mit dem Steuerberater
* Prüfung und Zuordnung von Zahlungseingängen
* Durchführung von Überweisungen und Vorbereitung des Zahlungsverkehrs
* Erstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
* Pflege und Strukturierung von Finanz- und Belegordnern
* Erstellung von regelmäßigen Auswertungen und Übersichten für die Geschäftsführung
* Post holen, sortieren und verteilen
* Allgemeine administrative Tätigkeiten im Finanz- und kaufmännischen Bereich
Deine Qualifikation
Als Kaufmännische Assistenz (m/w/d) bringst du eine sorgfältige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein und Freude an strukturiertem Arbeiten mit. Deine optimale Qualifikation:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder buchhaltungsnahen Bereich
* Erfahrung mit Personalsoftware (Personio), Agentursoftware (MOCO) und Buchhaltungssoftware (DATEV) ist von Vorteil, aber kein Muss
* Sehr strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
* Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
* Gutes Zahlenverständnis und Organisationsstärke
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Deine Benefits
Wir leben New Work und wollen das Agenturmodell der Zukunft bauen. Mobiles Arbeiten, Home Office und flexibel Arbeitszeiten sind Teil unserer digitalen Kultur. Freue dich auf:
* Ein Team aus kreativen und digitalen Visionären
* Besondere Unternehmenskultur, viele gemeinsame Aktivitäten und Teamevents
* Die Chance, ein aufstrebendes Unternehmen mitzugestalten
* Flache Hierarchien, enge Teamarbeit und kurze Entscheidungswege
* Spannende Kunden und zukunftsweisende Projekte
* Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeiten
* Eine überdurchschnittliche Bezahlung und viele weitere Benefits (z.B. Corporate Benefits, JobRad)
* Flexible Arbeitszeiten und Option für Home Office oder Remote Work
* Unternehmerisches Umfeld mit viel Potential zur persönlichen Weiterentwicklung
* Digitales und strukturiertes Onboarding für deinen bestmöglichen Start bei uns
* Moderne, helle und digitale Büros in Dortmund (Zentrale) und Köln
Jetzt bewerben
Passt die Stelle als Kaufmännische Assistenz (m/w/d) zu dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Sende uns deine Bewerbungsunterlagen mit Angabe deines frühestmöglichen Starttermins und deiner Gehaltsvorstellung.
Über uns
Schwarz+Matt ist eine führende Marken- und Designagentur. Als Mitglied im Gesamtverband Kommunikationsagenturen GWA, offizieller Frontify Partner und Top 25-Agentur laut PAGE CD/CI Ranking 2025 stehen wir für ausgezeichnete Marken. In einer Welt in der Unternehmen und Produkte immer weniger Unterscheidungskraft haben, glauben wir an die Kraft von Marken und Design. Wir helfen zukunftsfähige Marken zu entwickeln, zu implementieren und zu skalieren. Unsere 10-jährige Expertise aus mehr als 100 Marken- und Designprojekten haben wir im Schwarz+Matt Markensystem gebündelt Wir arbeiten für ambitionierte Start-ups, Mittelständler, Hidden Champions und führende Unternehmen, die Marke als wichtigsten Wachstums- und Werttreiber verstehen.