Stellenangebot #30606 Management und Verwaltung Forschungsträger in Bayern Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) Das Forschungsinstitut in Bayern
Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Ihre Rolle als Assistenz des Direktoriums
Als Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend. Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement).
Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher.
Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos
professionelles Handling vertraulicher Inhalte
Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Ablage- und Versionierungslogik
HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung
Koordination externer Partner (z. B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen
Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL), idealerweise mit Praxis als Executive Assistant, Direktionsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Office Management oder HR-Koordination
Sehr sicher in MS Office / Microsoft 365, idealerweise vertraut mit Teams/SharePoint und digitalen Workflows
Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch für Abstimmungen und Unterlagen
Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit Option