Als Verwaltungsfachkraft wirst du zum organisatorischen Herzstück unseres Bildungszentrums. Du hältst Prozesse am Laufen, sorgst für klare Strukturen und bist die zentrale Anlaufstelle für Teilnehmende, Dozent*innen und die Kreisgeschäftsstelle. Mit deinem Einsatz schaffst du die Rahmenbedingungen, damit Ausbildung gelingt - und damit später Leben gerettet werden können.
Verwaltungsfachkraft (m/w/d) für unser Bildungszentrum
Deine Aufgaben
* Du übernimmst Verantwortung für die vollständige Verwaltung unserer Aus‑ und Fortbildungsunterlagen und sorgst dafür, dass alles sauber dokumentiert ist.
* Struktur entsteht durch dich, wenn du Lehrgangslisten, Teilnehmerübersichten und digitale Datenbanken pflegst und aktuell hältst.
* Anmeldungen laufen über deine Hände - du koordinierst Wartelisten, verschickst Informationen und hältst den Kontakt zu unseren Teilnehmenden.
* Gemeinsam mit Dozent*innen und Praxisanleiter*innen bringst du Termine, Abläufe und Ressourcen in Einklang, damit Lehrgänge reibungslos stattfinden.
* Bei der Raum‑ und Materialplanung stellst du sicher, dass Unterrichtsräume vorbereitet sind und Lehr‑ sowie Prüfmaterialien vollständig bereitliegen.
* Digitale Systeme nutzt du souverän, pflegst Verwaltungs‑ und Abrechnungstools und trägst dazu bei, unsere Prozesse modern und effizient zu halten.
* Mit deinen Auswertungen und Statistiken unterstützt du Schulleitung und Kreisverband dabei, Entscheidungen fundiert zu treffen.
* Im täglichen Betrieb sorgst du mit zuverlässiger Büroorganisation - von Post über Telefon bis Materialverwaltung - für einen reibungslosen Ablauf
Das bringst Du mit
* **Fachwissen einbringen:** Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Verwaltungserfahrung
* **Bildungsnähe:** Erfahrung im Bildungs‑ oder Rettungsdienstbereich sind von Vorteil
* **Digital souverän arbeiten:** Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
* **Strukturiert handeln:** Zuverlässige, selbstständige und gut organisierte Arbeitsweise
* **Zeit im Griff haben:** Sehr gutes Zeitmanagement und Freude an klaren Abläufen
* **Organisation leben:** Routine im Termin‑ und Prozessmanagement
* **Flexibel bleiben:** Souveräner Umgang mit wechselnden Anforderungen
* **Kommunikativ auftreten:** Serviceorientiertes, freundliches und verbindliches Miteinander
* **Weiterdenken:** Motivation, Neues zu lernen und Veränderungen aktiv mitzugestalten
Darauf kannst Du Dich freuen:
* Sinn erleben statt nur arbeiten: Du begleitest Menschen in wichtigen Lebensmomenten und gibst ihnen Sicherheit - in Teilzeit oder Vollzeit.
* Ein Team, das zusammenhält erwartet dich: herzlich, offen, mit flachen Hierarchien, echter Unterstützung und einer gelebten Duz‑Kultur.
* Ein Onboarding, das wirklich trägt führt dich Schritt für Schritt in deine Aufgaben ein - mit Kolleg*innen an deiner Seite, die dich stärken und begleiten.
* Faire Rahmenbedingungen sichern dich ab: Vergütung nach DRK‑Reformtarifvertrag.
* Weiterkommen nach deinen Vorstellungen: individuelle Fort- und Weiterbildungen unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung.
* Gesund bleiben fällt leichter dank betrieblichem Gesundheitsmanagement - inklusive Hansefit-Mitgliedschaft für körperliche und mentale Balance.
* Nachhaltig mobil sein gelingt mit unserem eBike‑Leasing, das dich flexibel und umweltfreundlich unterwegs sein lässt.
Du hast Fragen?
Unsere Personalreferentin Theresa Klövekorn beantwortet sie dir gerne unter
Tel.: +49 4471 9110-50
DRK-Kreisverband Cloppenburg e.V.
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