Beschreibung eines Arbeitsplatzes:
* Aufgaben:
o Organisation des Chefarztsekretariats und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft.
o Selbstständige Erledigung der Korrespondenz nach innen und außen in deutscher und englischer Sprache (Post, Telefonate, E-Mails).
o Schnittstelle zwischen Direktorat und Institutspersonal.
o Unterstützung des Institutsdirektors, der Bereichsleitungen und der Institutsmanagerin bei der Neustrukturierung und operativen Weiterentwicklung des Instituts.
o Rechnungserstellung (Sektionen, Gutachten, Gerichtstermine).
o Planung und Koordination von Terminen (online und in Präsenz).
o Betreuung und Pflege des Datenbanksystems zur Personalzeiterfassung (SPX).
o Personalkommunikation; Neueinstellungen, Bearbeitung von Personalmaßnahmen für Ärztinnen/Ärzte sowie wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter/innen.
o Bestellwesen.
o Unterstützung bei Lehrkoordination.
o Allgemeine administrative Aufgaben.
Voraussetzungen:
* Abgeschlossene kaufmännische (oder vergleichbare) Ausbildung im Büromanagement und entsprechende mehrjährige Berufspraxis.
* Idealerweise Erfahrung in der Führung eines Chefsekretariats.
* Sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik sowie fortgeschrittene Fähigkeiten im Formulieren formaler Schreiben (z.B. an Gerichte, Justiz oder Universitätsverwaltung).
* Affinität zu IT/EDV/Internet sowie sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (v.a. Outlook, Excel und Word), Vorerfahrungen mit SAP von Vorteil.
* Gute Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur.
* Organisatorisches Geschick sowie strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
* Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Belastbarkeit; lösungsorientiert und eigeninitiativ im Denken und Handeln.
* Hohe Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zu teamorientierter Arbeit.
* Freundlicher, verbindlicher und sicherer Umgang im persönlichen und telefonischen Kontakt mit Beschäftigten, Geschäftspartnern und Auftraggebern.
Vorteile:
* Spannendes und vielseitiges Aufgabengebiet mit Schwerpunkt auf der Organisation eines etablierten Hochschulinstituts an der Schnittstelle zwischen Medizin und Recht.
* Verantwortungsvoll: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team.
* Bildung nach Maß: Geförderte Fort- und Weiterbildung.
* Sicher in der Zukunft: Entgelt nach TV-L.
* Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer*innen.
* Vorsorgen für später: Betriebliche Altersvorsorge.
* Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes.
* Start mit System: Strukturierte Einarbeitung.
* Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio.
* Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen.