Willkommen bei der Berliner Kaffeerösterei Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch dann den Überblick, wenn im Büro gerade alles gleichzeitig passiert? Wir suchen eine verlässliche, gewissenhafte Persönlichkeit für unser Office Management - jemanden, der unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt, interne Abläufe zuverlässig koordiniert und als ruhiger Dreh- und Angelpunkt für das gesamte Team da ist. Aufgaben Office Management & Empfang Besucherempfang und Gastgeberrolle - Gäste willkommen heißen, Meetingräume vorbereiten, für eine angenehme Atmosphäre sorgen Organisation der allgemeinen Büroabläufe, Raumbuchungen und Terminkoordination Ansprechpartner:in für interne Anfragen aus dem Team - du bist die erste Anlaufstelle Post, Dokumenten- & Buchhaltungsvorbereitung Postbearbeitung sowie digitale und physische Ablage von Dokumenten Pflege von Dokumentenvorgängen im DMS (ELO) Vorbereitung von Rechnungen, Belegen und Vertragsunterlagen für die Buchhaltung Lieferanten- & Partnerkommunikation Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und allgemeinem Bedarf Ansprechpartner:in für externe Dienstleister und Lieferanten im Tagesgeschäft Einholung von Angeboten und Abstimmung bei Verträgen mit externen Partnern Assistenz der Geschäftsführung Erstellung und Formatierung von Briefen, Antworten und Unterlagen für die Geschäftsführung Vorbereitung und Organisation von Besprechungen - Räume, Unterlagen, Gäste Unterstützung bei Sonderthemen und Projekten in Zusammenarbeit mit HR und Prokura Bewerbungsmanagement (organisatorisch/kommunikativ) Terminabstimmung mit Bewerber:innen sowie Versand von Einladungen und Absagen Kalendereinträge und enge Abstimmung mit internen Ansprechpartner:innen aus HR Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im Empfangsbereich Sehr gute Organisationsfähigkeit, hohe Sorgfalt und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein Diskretion und Verlässlichkeit - du arbeitest eng mit der Führungsebene zusammen Freundliches, professionelles Auftreten auch in ruhigen, konzentrierten Situationen Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (für GF-Korrespondenz) Sicherer Umgang mit Outlook/Kalender, Dokumentenablage und MS Office Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. ELO) von Vorteil Hands-on-Mentalität: du erkennst, was gebraucht wird - und erledigst es einfach Offenheit gegenüber digitalen Prozessen und neuen Tools Interesse an effizienten, strukturierten Arbeitsabläufen und deren Weiterentwicklung Bereitschaft, bestehende Abläufe aktiv mitzudenken und wo möglich zu vereinfachen Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware und digitalen Ablagesystemen Benefits Ein modernes, wachsendes Familienunternehmen mit über 6.000 qm in Berlin-Moabit Eine zentrale, verantwortungsvolle Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum Klare Prozesse, strukturierte Übergaben und kurze Entscheidungswege Kaffee-, Tee- & Barista-Kurse in unserer eigenen Schule Mitarbeiter-, Familien- & Freunde-Specials Pizza-Tage, Sommerfest & unsere legendäre Brockenfahrt mit dem ganzen Team Frische Konditorei-Leckereien & ein hauseigener Coffeeshop - vom Matcha Latte bis zum Eistee Offene Kommunikation, kurze Wege & ein Team, das füreinander da ist Wir sind die Berliner Kaffeerösterei - eine Berliner Marke, die für Qualität, Leidenschaft und Handwerk steht. Im Office Management bei uns zu arbeiten bedeutet: Verantwortung übernehmen, Strukturen mitgestalten - und wissen, dass das ganze Haus auf einem zuverlässigen Fundament steht.