Ihre Aufgaben:
* Proaktive Organisation und Pflege des Kalenders des CEO inklusive Terminmanagement, Koordination interner und externer Meetings sowie Abstimmung über verschiedene Zeitzonen hinweg
* Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inklusive Logistik, Unterlagen, Erinnerungen und Follow-ups
* Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen (Flüge, Visa, Hotels, Transfers, Reisepläne) sowie flexible Anpassung von Routen und Terminen
* Sicherstellung einer reibungslosen Unterstützung des CEO auch während Reisen
* Bearbeitung von Reise- und Geschäftsausgaben, inklusive Belegverwaltung, Kreditkartenabstimmungen und Erstellung von Abrechnungen in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam
* Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des CEO-Office (z. B. Dokumentenerstellung, Raumorganisation, Gästebetreuung, Versorgung bei Meetings)
* Verwaltung von Unterschriftenprozessen sowie Koordination digitaler Tools für Freigaben (z. B. DocuSign)
* Gelegentliche Unterstützung bei einfachen privaten Erledigungen
Ihr Profil:
* Fundierte Erfahrung in der Assistenz, idealerweise im Umfeld von Geschäftsführung oder Management
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Detailorientierung
* Ausgeprägte Zeitmanagement-Skills und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
* Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
* Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook
* Idealerweise Erfahrung im Umgang mit gängigen Buchungs- und Reiseplattformen
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Petra Emmerich
emmerich@team.triconnect-gmbh.de
+49175-2675737
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