Area of research:
Administrative staff
Starting date:
20.03.2026
Job description:
Das internationale Beschleunigerzentrum FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research), eines der größten Forschungsvorhaben weltweit, entsteht zurzeit in Darmstadt. FAIR wird am bestehenden Forschungszentrum GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung gebaut. Mit FAIR wird Materie im Labor erzeugt und erforscht werden, wie sie sonst nur im Universum vorkommt, um neue Erkenntnisse über die Entwicklung des Universums und den Aufbau der Materie zu erlangen. FAIR bietet die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld in einem Team zu arbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Zur Unterstützung des Fachbereichs SMG - Site Management suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Fremdsprachensekretär*in (d/m/w)
als Assistenz der Bereichsleitung
Kennziffer: 26.47-773200
Der Fachbereich Site Management (SMG) ist verantwortlich für die Umsetzung der Maschinenmontage innerhalb des FAIR Projekts. Konkret beinhaltet diese die Planung, Koordination, Steuerung und Durchführung der Installation aller FAIR-Beschleunigeranlagen und aller permanenten Experimenteinrichtungen. Zusätzlich betreut SMG für alle Aktivitäten der GSI Mitarbeitenden im FAIR Projekt, wie z.B. die Inbetriebnahme der Beschleunigeranlagen, die Freigabe und Zugangsberechtigungen aller Projektbeteiligten. Damit stellt SMG die zentrale Schnittstelle zwischen der GSI und FAIR GmbH dar.
Ihre Aufgaben:
* Vorbereitung von Terminen, Besprechungen, Sitzungen, usw. inklusive Protokollführung
* Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Seminaren in deutscher und englischer Sprache
* Betreuung von technischen und wissenschaftlichen Gästen - in deutscher und englischer Sprache (z.B. Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten, Einrichten von Zugängen, usw.)
* Organisation der Baustellenzugänge der techn. Abteilungen der GSI und deren Sub-Unternehmen
* On- und Offboarding der Mitarbeitenden und Projektbeteiligten von SMG
* Erledigung von üblichen Sekretariatsarbeiten (Terminplanung, Vorbereitung von Dienstreisen, Schriftverkehr, Publikumsverkehr, Büromaterialverwaltung, etc.)
* Übernahme von einzelnen Projektaufgaben
* Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Dokumenten, Anträgen und Berichten
* Übersetzung von Texten und Dokumenten aus deutscher in englische Sprache und umgekehrt.
Ihr Profil:
* Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2- bzw. C1-Niveau
* Berufserfahrung in einer solchen Position oder vergleichbaren Tätigkeit
* Idealerweise Erfahrung in der Projektarbeit und in Projektmanagement-Prozessen
* Erfahrung im Bereich Baustellenumgebungen oder Forschungseinrichtungen, z.B. in der Betreuung von Fremdfirmen von Vorteil
* Sehr gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere MS Excel, sowie Kenntnisse im Dokumentenmanagement; SAP- und Markdown-Kenntnisse sind wünschenswert
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Ausgeprägtes Organisationstalent mit Fähigkeit zur eigenständigen Organisation von
Prozessen und mit einer strukturierten Arbeitsweise
* Verantwortungsbewusstsein, starke Eigeninitiative sowie sehr hohe Teamfähigkeit.
Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. FAIR bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, teilweise mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.
Die Stelle ist bis Ende 2029 befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).
FAIR fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
Weitere Informationen über GSI und FAIR erhalten Sie unter sowie
Wenn Sie das beschriebene Aufgabenfeld als persönliche Herausforderung ansehen und Interesse haben, in einem außergewöhnlichen internationalen, stark technisch geprägten Umfeld zu arbeiten, senden Sie bitte – bevorzugt elektronisch – Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellungen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins unter Angabe der Kennziffer 26.47-773200 bis spätestens zum 17.04.2026 an unser Bewerberportal:
Online-Bewerbungsportal
FAIR GmbH
c/o GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Abteilung Personal
Planckstraße 1
64291 Darmstadt
This research center is part of the Helmholtz Association of German Research Centers. With more than 42,000 employees and an annual budget of over € 5 billion, the Helmholtz Association is Germany's largest scientific organisation.
Company
The Helmholtz Association contributes to solving major challenges to assure the future of our society. With more than 47.500 people on staff in 18 national Research Centers and an annual budget of more than 6 billion euros, the Helmholtz Association is Germany’s largest scientific organization. The name Helmholtz stands for concerted research, in which networks form the key principle behind inquiring thought and action.
The profile of the Helmholtz Association
The Helmholtz Association performs cutting-edge research which contributes substantially to solving the grand challenges of science, society and industry. To succeed in meeting these responsibilities, Helmholtz concentrates its work in six research fields: Energy, Earth and Environment, Health, Information, Matter, as well as Aeronautics, Space and Transport. Within each of these fields, research programs are developed by our scientists and regularly evaluated by renowned international experts. Their evaluation forms the basis for the program-oriented funding that is allocated to Helmholtz research. Within the six research fields, Helmholtz scientists cooperate with each other and with external partners – working across disciplinary, organizational and national borders.
Moreover, Helmholtz specializes in large-scale research infrastructures – from accelerator facilities, earth observation satellites, research ships to supercomputers. They form the basis for scientific advances in tackling global societal challenges. Managing national research infrastructure is part of the Helmholtz Association's mission.
Promoting young academics
Helmholtz scientists, a high-performance infrastructure and modern and efficient research management are the ingredients to the Helmholtz Association‘s success and global impact.
Promoting young researchers is a major priority for the Helmholtz Association. Its qualification schemes for young researchers are geared mainly towards PhD students, postdocs and young managers. The Helmholtz Association has set high standards for its talent management. Its strategy begins with targeted recruitment of highly qualified staff at all levels, followed by comprehensive support aimed at further developing their potential. Ensuring equal opportunities is an essential element in all talent management activities undertaken by the Helmholtz Association.
The Helmholtz Graduate Schools and Research Schools at almost all Helmholtz Centers provide doctoral students with the general and specific skills and training they need, as well as ample opportunity to network. The period following a doctorate is decisive in determining the direction and success of a scientific career. For this reason, we established Career Development Centers for postdoctoral researchers in the Helmholtz Centers. This equips young researchers with the skills they need to go on to head a Helmholtz Investigator Group, for example. As an Investigator Group leader, junior scientists can independently set up their own group to conduct research in their specialist field and acquire management skills.
Within its talent management strategy, the Helmholtz Association pays special attention to the increased recruitment of talented female scientists both from Germany and abroad. To this end, there are currently two funding programs supporting this policy: and Helmholtz Distinguished Professorship – Funding for the recruitment of leading international female scientists (W3) .
The increasing complexity of the content, structures and framework conditions of scientific work today requires researchers to organize their projects, their employees and, of course, themselves in a highly professional and effective way. In response to these demands, we have set up the Helmholtz Leadership Academy to provide leaders in science with professional management training. Furthermore, the Helmholtz network provides a platform for the alumni of the Helmholtz Leadership Academy to come together and share their experiences of leadership, career development and lifelong learning.
All of this combined makes the 18 Research Centers of the Helmholtz Association a highly attractive environment for talented researchers from all over the world.
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