Ihre Aufgaben:
1. Abrufen der zur Zahlung anstehenden Literaturrechnungen aus dem automatisierten lokalen Erwerbungsmodul des Bibliothekssystems SISIS, Erstellen der förmlichen Kassenanweisungen und Buchung der Rechnungsbelege im Finanzbuchhaltungsmodul SAP R/3
2. Annahme, Beantwortung, Weiterleitung interner und externer mündlicher, telefonischer und E-Mail-Anfragen
3. Eigenständige Erledigung von formalisiertem Schriftverkehr
4. Erstellung von Dokumentationen, Statistiken, Adressdateien und sonstigen Sonderaufgaben für die Bibliotheksleitung
5. Terminkoordination und –überwachung
6. Assistenz bei Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Tagungen etc.
7. Empfang und ggf. Betreuung von Besucher∗innen und Gästen
8. Betreuung der zentralen Registratur
9. Führen der elektronischen Urlaubs- und Krankenkartei
10. Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
11. Bearbeitung der Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge der studentischen Hilfskräfte
Ihr Profil:
12. Berufsausbildung und Erfahrung im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld
13. Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, digitalen Medien und dem Internet
14. SAP-Kenntnisse
15. Sicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
16. Selbstständige, zuverlässige, sorgfältige und exakte Arbeitsweise unter Beachtung geltender Regelungen
17. Verantwortungsbewusstsein, Einsatzbereitschaft, Initiativkraft und Kontinuität im Arbeitsverhalten
18. Organisatorische Kompetenz
19. Kontaktfreude, Kommunikationsfähigkeit
20. Teamfähigkeit und kooperatives Arbeiten
21. Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
22. Grundsätzliche Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben
Wir bieten:
23. Abwechslungsreiches und interessantes Arbeiten
24. Möglichkeit, eigenverantwortlich und im Team zu arbeiten
25. Umfassende Einarbeitung sowie die Inanspruchnahme von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
26. Flexible Arbeitszeitgestaltung und Vereinbarkeit von Beruf und Familie (www.uni-heidelberg.de/de/universitaet/das-profil-der-universitaet-heidelberg/familiengerechte-universitaet)
27. Zentrale Lage in Heidelberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
28. Nutzung eines bezuschussten Deutschlandtickets
29. Beschäftigtenrabatt bei der Nutzung der Mensen der Universität
Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
Die Vergütung erfolgt nach TV-L