Du willst Dein Fachwissen in einem neuen Arbeitsumfeld einbringen? Dann bist Du hier genau richtig! Wir sind mehr als nur Recruiter:innen – wir sind Dein persönlicher Karriereberater. Unser Fokus: Dein nächster beruflicher Schritt, in dem Du Dich wirklich wohlfühlst.
Für unseren Kunden, ein mittelständisches Unternehmen der Industriewartung, Rohrleitungsbau und Anlagenbau in Grenzach-Wyhlen, suchen wir Dich als Büroasisstenz (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption.
Unsere Benefits
* einen modernen Arbeitsplatz mit ergonomischer Ausstattung
* flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
* ein motiviertes Team und eine angenehme Arbeitsatmosphäre
* gezielte Einarbeitung in alle relevanten Themenbereiche
* kostenlose Getränke (Kaffee, Wasser)
* gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
* kostenfreie Parkplätze direkt am Standort
Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:
* 50 € monatlich geschenkt für Deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
* Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* kostenlose Nachhilfe für Deine Kinder auf der Lern- & Nachhilfeplattform Ubimaster
* zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
* exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
* vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
Was Deine Aufgaben sind
* Du bist die freundliche Ansprechperson am Empfang und an der Telefonanlage und sorgst für einen reibungslosen Ablauf, indem Du erste Anfragen kompetent bearbeitest oder an die zuständigen Kolleg:innen weiterleitest
* Du übernimmst die professionelle Abwicklung des täglichen Postein- und -ausgangs und stellst sicher, dass die Dokumente zeitnah und korrekt an die entsprechenden Fachbereiche verteilt werden
* zudem bist Du verantwortlich für die vollständige Erledigung des anfallenden Schriftverkehrs, wobei Du alle Dokumente sorgfältig formatierst und die Einhaltung der internen Richtlinien gewährleistet
* weiterhin betreust Du die umfassende Projekterfassung und komplette Bearbeitung des Prozesses von der Angebotserstellung über die Kundenbetreuung bis hin zur Auftrags- und Projektverwaltung
* die Überwachung und Bearbeitung von Stundennachweisen gehört ebenfalls zu Deinen Aufgaben, wobei Du die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten sicherstellst und diese zur Abrechnung vorbereitest
* im Rahmen Deiner Tätigkeit unterstützt Du den Einkauf von Material und Dienstleistungen, indem Du Bestellungen auslöst und Auftragsbestätigungen sowie die Einhaltung der Liefertermine kontrollierst
* abschließend verantwortest Du die Rechnungsprüfung und die Abstimmung eingehender Rechnungen mit den Bestellungen und den erbrachten Leistungen zur Gewährleistung einer korrekten Buchung
Was wir uns von Dir wünschen
* Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation ist vorhanden
* zudem verfügst Du über erste Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise in einem technisch orientierten Umfeld zur schnellen Einarbeitung
* Deine sicheren Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook, zeichnen Dich aus und werden routiniert im Arbeitsalltag genutzt
* Deine Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich, um eine fehlerfreie Kommunikation sowohl intern mit Kolleg:innen als auch extern mit Kund:innen und Lieferant:innen sicherzustellen und komplexe Sachverhalte präzise darzustellen
* weiterhin bringst Du ein hohes Maß an Eigeninitiative und eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit, um Dich aktiv in die Prozesse einzubringen und mit Kolleg:innen sowie Lieferant:innen zusammenzuarbeiten
* abschließend bist Du zuverlässig und arbeitest sehr strukturiert, wodurch Du auch bei einem erhöhten Arbeitsaufkommen den Überblick behältst und Prioritäten korrekt setzt