Ihre Aufgaben:
* Bearbeitung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Executive Office (Management von Kalender, Reisen, Meetings und Unterlagen, Executive Support)
* Organisation und Koordination administrativer sowie organisatorischer Abläufe im Executive Office
* Eigenständiges Management von Kalendern, inklusive Terminplanung, -priorisierung und -nachverfolgung
* Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers)
* Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Erstellung von Agenden, Präsentationen und Protokollen
* Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage von vertraulichen Unterlagen und Dokumenten
* Unterstützung des Managements im operativen Tagesgeschäft (Executive Support)
* Schnittstelle und Kommunikationskoordination zwischen Management, internen Abteilungen und externen Partnern
* Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Executive Office
Ihre Qualifikationen:
* Erfahrung als Executive Assistant auf Senior- oder Vorstandsebene (idealerweise international)
* Routine in der Unterstützung von Führungskräften mit komplexen Kalendern und hoher Meeting-Dichte
* Fundierte Erfahrung in internationaler Reiseorganisation inkl. Visa, Umbuchungen und kurzfristigen Anpassungen
* Sehr hohe Organisationsstärke sowie Fähigkeit zum parallelen, strukturierten Arbeiten
* Ausgeprägtes Priorisierungsvermögen im Executive-Umfeld
* Hohe Diskretion und professionelles Auftreten
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich & mündlich)
* Sicherer Umgang mit M365 (Outlook, Teams, PowerPoint; idealerweise Copilot)
* Proaktive, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Starke Serviceorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
* Erfahrung im Energie-, Industrie- oder Beratungsumfeld von Vorteil
* Schnelle Auffassungsgabe und hohe Anpassungsfähigkeit
Ihre Vorteile:
* Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner
* Vergütung im Tarifvertrag der Branche (GVP)
* Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen