Ihre Aufgaben
* Als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung im Bereich Finanzen und Berichtswesen übernehmen Sie eine zentrale Rolle für den operativen und strategischen Ablauf
* Sie sind erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner und organisieren das Tagesgeschäft
* Sie koordinieren komplexe Terminketten, organisieren Dienstreisen und unterstützen bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen
* Sie unterstützen bei Finanz- und Controllingthemen
* Sie erstellen Berichte, prüfen Rechnungen, bereiten Budgetübersichten auf und begleiten die Jahresabschlussprüfung
* Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Unterlagen für Hochschulgremien (z.B. Hochschulrat, Senat, Haushaltsausschüsse)
* Sie übernehmen die administrative Betreuung von Stiftungen der Universität
* Sie begleiten Projekte der Geschäftsbereichsleitung – organisatorisch, inhaltlich und dokumentarisch
* Sie pflegen vertrauliche Dokumente inklusive strukturierter Ablage, Archivierung und digitalem Dokumentenmanagement
* Sie sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Leitung, Team, Fachabteilungen und externen Partner*innen
Ihr Profil
* Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium oder über eine kaufmännische Ausbildung
* Sie haben fundierte praktische Erfahrung im Assistenzbereich mit Finanzbezug
* Sie fühlen sich im Umgang mit Zahlen und Finanzprozessen absolut sicher
* Sie denken vorausschauend, organisieren souverän und behalten auch unter Druck einen kühlen Kopf
* Sie arbeiten diskret, zuverlässig und sind eine loyale Unterstützung für Ihre Führungskraft
* Sie beherrschen MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Word) sicher
* Sie besitzen Praxiserfahrung mit SAP-Anwendungen, insbesondere in den Modulen FI-AA (Anlagenbuchhaltung), CO (Controlling) und PSM (Public Sector Management)
* Sie kommunizieren klar, freundlich und professionell – auf Deutsch und auf Englisch
* Sie haben idealerweise Erfahrung im Umgang mit dem Content-Management-System Typo3, z.B. zur Pflege von Webseiteninhalten
* Sie sind vertraut mit digitalen Veränderungsprozessen, z.B. im Rahmen von Verwaltungsmodernisierung oder IT-gestützten Arbeitsabläufen