Office Manager (m/w/d)
- Standort: Norderstedt bei Hamburg
- Start: ab sofort oder nach Vereinbarung
- Anstellung: Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Stunden pro Woche
- Arbeitsmodell: Präsenz im Office an fünf Tagen pro Woche, flexible Arbeitszeiten innerhalb eines verlässlichen Rahmens
Über uns
Wir sind ein langfristig orientiertes Single Family Office mit Beteiligungen, Immobilien- und Infrastrukturinvestments sowie weiteren internationalen Investments. Unser Fokus liegt auf nachhaltigem Vermögensaufbau, professionellen Strukturen und einer langfristigen Perspektive.
In einem kleinen Team mit kurzen Entscheidungswegen arbeiten wir professionell, vertraulich und digital. Wir legen großen Wert auf klare Abläufe, gute Dokumente und eine verlässliche Organisation im Alltag.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und lernbereite Persönlichkeit, die gerne organisiert, Dinge nachhält, Unterlagen sauber aufbereitet und moderne digitale Werkzeuge pragmatisch nutzt.
Die Rolle passt zu Menschen, die Freude daran haben, Ordnung in komplexe Themen zu bringen, Abläufe zu verbessern und Verantwortung für administrative Themen zu übernehmen.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung bei internen Projekten, organisatorischen Vorhaben und Sonderthemen
- Koordination von Aufgaben, Terminen, Rückmeldungen und offenen Punkten mit internen und externen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei Themen der internen Organisation, etwa Post, Besprechungsräume, Gästeempfang, Bewirtung und interne Standards
- Nachhalten von Fristen, Bearbeitungsständen und nächsten Schritten
- Erstellung von Übersichten, Protokollen, Entscheidungsvorlagen, Checklisten und organisatorischen Unterlagen
- Pflege und Weiterentwicklung von Word-Vorlagen, Formularen, Präsentationsunterlagen und Dokumentenstandards
- Strukturierung digitaler und analoger Ablagen und Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Arbeitsweisen
- Erstellung von Arbeitsanleitungen, Prozessübersichten und Wissensdokumentationen
- Unterstützung bei administrativen Governance-Themen, insbesondere bei Gesellschaftsunterlagen, Vollmachten, Beschlüssen, Registerunterlagen und Bankanforderungen
- Koordination und Dokumentation von KYC-Unterlagen, Registerauszügen, Gesellschaftsunterlagen und weiteren Nachweisen
- Unterstützung bei Unterschriftenläufen, Fristen, administrativen Abstimmungen, Belegen und Freigaben
- Koordination organisatorischer und technischer Onboarding- sowie Offboarding-Prozesse
- Zusammenarbeit mit ausgewählten externen Dienstleistern, insbesondere in den Bereichen IT, Facility und Büroservices
- Sinnvoller Einsatz digitaler Tools und AI-Anwendungen, zum Beispiel zur Strukturierung von Informationen, Erstellung von Entwürfen, Recherche und Dokumentation
Ihr Profil
- Sie haben Freude an Organisation, arbeiten sehr sorgfältig und möchten sich in administrative und koordinierende Aufgaben hineinentwickeln.
- Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und verbindlich.
- Sie haben Freude daran, Informationen zu ordnen, Abläufe zu strukturieren und Themen nachzuhalten.
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook.
- Sie gehen sicher mit digitalen Arbeitsweisen um und sind offen für neue Tools sowie den pragmatischen Einsatz von AI-Anwendungen.
- Sie lernen neue Themen schnell und arbeiten sich eigenständig in neue Aufgaben ein.
- Sie kommunizieren klar, verbindlich und professionell.
- Sie gehen diskret und verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
- Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
Idealerweise bringen Sie außerdem mit
- Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung im Office Management, in der Assistenz, Projektkoordination oder Administration
- Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Plattformen
- Berührungspunkte mit KYC-, Governance-, Banken- oder Compliance-Themen
- Erfahrung mit administrativen Finance- oder Dokumentationsprozessen
- Erfahrung aus einer Bank, Kanzlei, Beratung, Vermögensverwaltung oder einem vergleichbaren professionellen Umfeld
Was uns wichtig ist
Wir suchen eine Persönlichkeit, die Organisation nicht nur verwaltet, sondern gerne mitdenkt, strukturiert und weiterentwickelt.
Wichtig ist uns nicht ein ganz bestimmter Lebenslauf, sondern Ihre Arbeitsweise: Sie arbeiten zuverlässig, sorgfältig und verbindlich, gehen diskret mit vertraulichen Informationen um und haben Freude daran, sich in neue Themen einzuarbeiten.
Wenn Sie gern Ordnung in komplexe Themen bringen, digitale Tools neugierig nutzen und Abläufe Schritt für Schritt besser machen möchten, passen Sie gut zu uns.
Wir bieten
- Eine vielseitige Rolle in einem professionellen und vertraulichen Umfeld
- Ein langfristig orientiertes Unternehmen mit hoher Stabilität
- Kurze Entscheidungswege und enge Zusammenarbeit im Team
- Ein Arbeitsumfeld, in dem Ihre Arbeit sichtbar ist und wirklich gebraucht wird
- Moderne digitale Arbeitsweise und zeitgemäße Tools
- Möglichkeit, Standards, Prozesse und Organisationsstrukturen aktiv mitzugestalten
- Attraktive Vergütung abhängig von Erfahrung, Arbeitszeit und Verantwortungsumfang
- Betriebliche Zusatzleistungen, zum Beispiel JobRad, sowie ein wöchentliches gemeinsames Teamessen
Bewerbung
Wenn Sie Freude daran haben, in einem professionellen Umfeld Struktur zu schaffen, Dokumente sauber aufzubereiten und administrative Themen verlässlich zu koordinieren, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
