In der Thüringer Staatskanzlei ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) im Referat 13 „Innerer Dienst; Gebäude- und Liegenschaftsmanagement“ zu besetzen.
Das Aufgabengebiet umfasst im Einzelnen:
* Rechnungskontrolle und -bearbeitung
* Prüfung von Eingangsrechnungen
* Belegerfassung im Buchungssystem HAMASYS
* Dokumentation und Überwachung von (wiederkehrenden) Zahlungen sowie der Bewirtschaftungskosten im Bereich der Gebäudeverwaltung
* Beschaffungen / Direktvergaben für Büro- und Verbrauchmaterialien sowie Dienstleistungen im Bereich der Gebäudeverwaltung
* Einholen von Angeboten / Preisvergleiche
* Auslösen von Aufträgen und Bestellungen
* Überwachung, Dokumentation, Bestandsaufnahme des Büromateriallagers
* Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten
* Bearbeitung und Verteilung von Postein- und Ausgängen (digitale Erfassung und Zuordnung im Dokumentenmanagementsystems ThüringenVIS)
* Allgemeine Korrespondenz
* Aktenführung und Dokumentenmanagement
* Erstellen von Zutrittsausweisen, Visitenkarten, Beschilderungen
* Vertretung im Vorzimmer des Zentralabteilungsleiters
Von den Bewerbern/innen werden erwartet:
* Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Fachrichtung oder
* abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte/r für Bürokommunikation bzw. ein artverwandter Berufsabschluss
Darüber hinaus sind wünschenswert:
* selbständiges Arbeiten, Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
* Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
* hervorragende Kommunikationsfähigkeit sowie gute Umgangsformen und eine gute mündliche Ausdrucksfähigkeit
* sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, mobilen Endgeräten und gängiger Standardsoftware (z.B. Microsoft Office) sowie mit Videokonferenztechnik
* sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten, auch in der E-Mail-Kommunikationsfähigkeit
* Teamfähigkeit und Flexibilität
* souveränes und vertrauenswürdiges Auftreten
* Bereitschaft, bei hohem Arbeitsaufkommen auch über die normale Arbeitszeit hinaus Dienst zu leisten
* Kenntnis des Dokumentenmanagementsystems ThüringenVIS von Vorteil