Ihre Aufgaben:
* Verwaltung der Korrespondenz mit Mitarbeitenden, Behörden und Lieferanten
* Koordination von Vertragsdokumenten: Druck, Unterschriften und Ablage, sowie Aktualisierung gemäß rechtlicher Vorgaben
* Verwaltung von HR-Akten: Physische Akten aktiver und inaktiver Mitarbeitender sowie die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Entsorgungsrichtlinien
* Unterstützung bei der 3PRM-Risikoanalyse und Rechnungsprüfung sowie Erstellung und Verwaltung von Bestellaufträgen (PO)
* Verwaltung des ID-Verifizierungsprozesses und Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden
* Betriebsratszusammenarbeit und Unterstützung relevanter Prozesse vor Ort
* Unterstützung bei Audits und weiteren Compliance-relevanten lokalen Prozessen
* Projektunterstützung: Koordination rechtlicher Änderungen und behördlicher Aktualisierungen bei Büroverlegungen
* Executive Assistant für den MD: Schnittstellenmanagement, Erstellung von Vorlagen, Berichten und Präsentationen für interne und externe Zwecke
* Reiseplanung und Kalendermanagement: Organisation von Reisen und Meetings, Erstellung und Einreichung von Travel und Expense Berichten
Ihre Qualifikationen:
* Erfahrung in der Empfangs- und Büroorganisation
* Detailgenauigkeit und Präzision bei der Bearbeitung von Verträgen, Dokumenten und anderen administrativen Aufgaben
* Erfahrung im Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
* Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten, um in einem dynamischen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
* Hohe Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten, um in verschiedenen Kontexten effektiv zu interagieren
* Kenntnisse in internationalen und lokalen gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Arbeitsrecht, Datenschutz, Compliance-Richtlinien)
* Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse
Ihre Vorteile:
* Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und den Fokus auf lebenslanges Lernen
* Viel Vertrauen, Wertschätzung und Raum für Mitgestaltung in einem fokussierten und leidenschaftlichen Team
* Ein diverses, inklusives und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld
* Ein nachhaltiges Unternehmen
* Büro in zentraler Lage